Projektarbeit mit OneNote oder: Alles strebt nach Unordnung

Mit dem Start des neuen Projekts zur Digitalisierungsseite haben wir uns auch an eine neue Arbeitstechnik herangewagt. Statt Informationen nur in Meetings auszutauschen oder mühsam per E-Mail hin- und herzuschicken, nahmen wir uns vor, ein kollaboratives Tool zu testen. Unsere Wahl fiel auf OneNote von Microsoft, da es, wie auf den meisten Arbeits-PCs, bereits vorinstalliert war.

OneNote ist ein digitales Notizbuch, in das man Texte, Grafiken, E-Mails, etc. zentral speichern kann. Jeder, der per Link eine Einladung zu einem Notizbuch erhält, kann die Einträge bearbeiten, Inhalte hinzufügen, Kommentare zu bestehenden Inhalten hinterlassen, das Notizbuch erweitern, es umstrukturieren, und, und, und. Das Besondere: Alle Nutzer des Notizbuchs können gleichzeitig auf denselben Inhalt zugreifen und ihn bearbeiten oder kommentieren.

Gesagt, getan. Das Notizbuch war schnell angelegt und alle beteiligten Kollegen eingeladen. Und dann nahm das Chaos auch schon seinen Lauf: Neue Reiter, Seiten und Unterseiten wurden wie wild erstellt – nämlich so, wie jeder es aus seiner Perspektive für richtig befand. Unser großer Anfängerfehler in der Benutzung eines kollaborativen Tools wurde schnell deutlich: Wir hatten keine gemeinsamen „Nutzerrichtlinien“ erstellt, an die sich jeder halten musste. Wann erstellt man einen neuen Reiter? Welches Meeting braucht eine eigene Seite und für welche Informationen erstellt man besser nur eine Unterseite? Aus der Idee einer übersichtlichen Notiz- und Verwaltungsplattform wuchs schnell eine unübersichtliche Struktur, sodass man schließlich nachfragen musste, wer wo was wie abgelegt hatte. Zeitsparend und selbsterklärend geht anders.

Deshalb unser Tipp an alle Teams, die sich an OneNote oder ähnliche Tools wagen:

1. Legt Regeln für eure Arbeit mit dem jeweiligen Tool fest! Das macht am Anfang vielleicht etwas mehr Arbeit, die spart ihr aber im Nachhinein wieder ein.
   
   
2. Zudem lohnt sich eine kleine „Schulung“ zum Tool. Denn: Wenn nicht alle Benutzer wissen, was das Tool kann und wie man die Funktionen nutzt, werden immer nur die offensichtlichsten verwendet, was das Chaos wiederum sehr fördert.
   
   
3. Bestimmt eine Person in eurem Team, die regelmäßig für Ordnung in eurem OneNote-Projekt sorgt. 

Nach einem ordentlichen „Hausputz“ und einer kurzen Bedienungsanleitung lichtete sich unser Struktur-Dschungel und wir konnten ordentlich weiterarbeiten.

Das Feature, das wir besonders zu schätzen gelernt haben, ist die Möglichkeit, Feedback zu einem Text/einer Tabelle/etc. zu geben und die Kommentare der anderen Kollegen sehen zu können. Änderungswünsche mussten dadurch nicht mehrfach angemerkt werden, weil man ja vorher sehen konnte, wenn ein Kollege den Punkt bereits erwähnt hatte. Dafür fielen einem wichtige Punkte ein, die einem erst durch die Kommentare der Kollegen in den Kopf gekommen waren. Auf diese Weise konnten wir sicher sein, dass tatsächlich kein relevanter Punkt übersehen wurde. Auch zum Weiterspinnen von Ideen hat sich OneNote bewährt: Jemand speicherte seine Idee ab und bat um Feedback. Aus den Kommentaren dazu entstanden dann wiederum neue Ideen bis wir eine Idee konkret weiterverfolgten. Im nächsten Meeting konnte man die Idee dann bereits tiefergehend besprechen, weil jeder den Grundgedanken kannte.

Insgesamt können wir nur empfehlen, den Schritt zu wagen und ein kollaboratives Tool zu testen, sei es OneNote, Trello, Asana oder eines der zahlreichen anderen. Auch wenn es am Anfang ungewohnt ist und vielleicht auch etwas ausartet: Wenn man sich die Mühe macht, seine eigene Struktur zu schaffen und alle sich daran halten, ist ein solches Tool eine echte Bereicherung für jedes Projekt-Team.

Merching, 18.06.2019
Carola Schmid