Office Management 4.0 für besseres Zeit- und Aufgabenmanagement

Arbeitsaufgaben, die nur indirekt mit dem Kerngeschäft zu tun haben, kosten häufig viel Zeit und bringen wenig Mehrwert – in jeder Branche. Auch vor dem digitalen Büro macht dieses Phänomen nicht Halt. Die zunehmende Informationsflut stellt insbesondere für Office Manager*innen ein Problem dar. Denn diese sind nicht nur für das eigene Zeit- und Aufgabenmanagement verantwortlich, sondern für ganze Teams und Abteilungen. Daher liefert dieser Beitrag neben einer kurzen Definition zu Office Management 4.0 einige hilfreiche Ideen und Tipps für die Büro-Effizienz. Diese erleichtern langfristig den beruflichen Alltag – für Office Manager*innen und letztlich alle Mitarbeitenden. Denn sie helfen dabei, „Zeitfresser“ und „Effizienzkiller“ im Unternehmen in den Griff zu bekommen.

Was ist Office Management 4.0? Definition, Aufgaben, Tools

Der Aufgabenbereich von Office Manager*innen geht weit über den klassischen Sekretariatsbegriff hinaus. Denn neben Bürotätigkeiten gehören für sie beispielsweise zum geschäftlichen Alltag:

• Büroorganisation ̶ von Ordnungssystemen über Terminkoordination bis hin zu Auftragsvergaben an externe Dienstleistungsunternehmen
• Chefentlastung – einschließlich Erteilen von Arbeitsaufträgen und Projektkoordination (dazu im Folgenden mehr)
• Gewährleisten einer effizienten und lückenlosen Kommunikation auf Distanz

Damit geht selbstverständlich auch mehr Verantwortung für Office Manager*innen einher. Zudem fungieren sie als Schnittstelle zwischen

• Mitarbeitenden,
• Führungskräften beziehungsweise der
• Unternehmens- oder Abteilungsleitung.

Der Stellenwert eines zielgerichteten Arbeitens, Kommunizierens und Delegierens auf Distanz versteht sich dabei von selbst. In ihrer Funktion des Büromanagements liegt es zusätzlich an ihnen, Aufgaben zu priorisieren und Konflikte zu deeskalieren.

Im Rahmen des Office Management 4.0 stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, dieses umfassende Aufgabenfeld besser zu koordinieren. Besonders große Potenziale in puncto Büro-Effizienz lassen sich mithilfe des technologischen Fortschritts, von Neuerungen durch die Digitalisierung und das papierlose Büro heben. Digitale Tools und Workflows lassen sich je nach Bedarf im Unternehmen gezielt einsetzen. Einige bekannte Office Management-Tools sind etwa:

• Gantt-Diagramm für die Übersicht
• Kalender-Tools
• Cloud-Systeme wie Google Docs oder Dropbox
• Task Management Software wie Kanban Boards
• Collaboration Tools und Messanger-Dienste (unter den entsprechenden Datenschutzvorraussetzungen).

Schon mit diesen Ansätzen legt die digitale Assistenzarbeit ein enormes Optimierungspotenzial frei.

Wie sich das Zeit- und Aufgabenmanagement im Unternehmen verbessern lässt

Trotz und aufgrund neuer Kommunikationswege ergeben sich jedoch auch im digitalen Büro zahlreiche neue Abstimmungspunkte. Häufig handelt es sich um wichtige Faktoren, die das Management und die Bewältigung von Aufgaben auch negativ beeinflussen können.

Zeitmanagement und Selbstorganisation sind der erste Ansatzpunkt

Je nach konkreten Arbeitsbedingungen tun sich viele Mitarbeitende schwer, die anfallende Arbeit innerhalb der vorgegebenen Arbeitszeit zu erledigen. Im Rahmen vom persönlichen Zeitmanagement können sich Einzelne besser selbst organisieren – und bei konsequenter Anwendung das Stresslevel langfristig reduzieren. Für das eigene Zeit- und Aufgabenmanagement lassen sich verschiedene Zeitmanagement-Methoden nutzen. Bekannte Beispiele sind die Entscheidungsmatrix oder auch das Eisenhower-Prinzip, das Pareto-Prinzip sowie die ALPEN-Methode.

Hinweis: Es gibt zahlreiche Ansätze, um Aufgaben zu priorisieren und die Effizienz zu erhöhen. Bei all diesen Methoden ist entscheidend, sich auf eine Basisstrategie festzulegen. Zwar können Erkenntnisse aus anderen Ansätzen eine hilfreiche Ergänzung sein. Jedoch sollten diese die grundlegende Methode nicht unnötig verkomplizieren oder von der Priorisierung ablenken. Des Weiteren ist es wichtig, dass sich Mitarbeitende mit dem/der Office Manager*in zur Arbeitsauslastung abstimmen, damit eine sinnvolle Koordination möglich ist.

Office Management 4.0: Erfolgreiches Aufgabenmanagement für reibungslose Büroabläufe

Das gesamte Zeit- und Aufgabenmanagement im Sinne des Office Managements hängt davon ab, dass zu allen laufenden Projektarbeiten und Aktivitäten der aktuelle Stand zentral vorliegt. Umso wertvoller ist eine kompetente Besetzung, da es sich um eine entscheidende Funktion als Schnittstelle – intern wie extern – handelt. Insofern kümmern sich Officer Manager*innen nicht nur um die Belange der Mitarbeitenden. Hinzu kommen:

• Organisation und Aufgabenmanagement für mehrere Mitarbeitende – je nach Größe des Teams, der Abteilung oder des Standorts
• Pflicht, die Vorgesetzten über Arbeitsstände informieren zu können
• Notwendigkeit, Anweisungen zu erteilen und gegebenenfalls Zuarbeiten anzumahnen
• weitere stellvertretende Funktionen, um Chef*innen zu entlasten
• Konfliktmanagement und die Verantwortung, Konfliktpotenzial zwischen den verschiedenen Personen abzufedern und zu vermitteln

Damit ein/e Office Manager*in ihre Aufgaben zur reibungslosen Büroorganisation erfüllen kann, sind zum einen Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten unabdingbar. Zum anderen helfen gezielt methodische Herangehensweisen bei der Bewältigung der umfangreichen Office Management-Aufgaben. Ein gutes Bespiel findet sich in der professionellen Vor-, Auf- und Nachbereitung von Besprechungen. Denn letztendlich ist es für alle Beteiligten unerlässlich, sich auf diese Zusammenstellungen von Informationen verlassen und berufen zu können. 

Entsprechend zeitintensiv ist der Aufwand für verantwortliche Office Manager*innen. Effiziente Arbeitsweisen und essenzielle Fähigkeiten für das erfolgreiche Office Management 4.0 können Sie beispielsweise in der Zertifikats-Weiterbildung Office Manager/in im kompakter Form erwerben. Weitere Einblicke zu den Inhalten unserer Office Management-Weiterbildungen im Allgemeinen gewährt das Video zum Seminar „Assistenz 4.0“:

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E-Mail-Management: Paradebeispiel für Zeitfresser

Neben der grundlegenden Struktur zum effizienten Zeit- und Aufgabenmanagement im Büro ist es ebenfalls nützlich, sogenannte Zeitfresser zu identifizieren und zu reduzieren. Dies hilft zum einen auf der individuellen Ebene. Zum anderen sind viele zeitintensive Aufgaben für ganze Abteilungen ein Effizienzblocker, etwa weil sie Teil der internen Kommunikationskultur sind.

Eine relevante Entwicklung dazu ist, dass sich im digitalen Büro beispielsweise die Kommunikation vermehrt ins Schriftliche verlagert. So nimmt das Aufkommen von E-Mails und Nachrichten in anderen digitalen Kanälen kontinuierlich zu. Dieses erhöhte Nachrichtenaufkommen gefährdet jedoch grundlegend die Arbeitseffizienz:

• Neue Nachrichten sind eine Unterbrechung. Dies gilt auch dann, wenn man nicht sofort auf die E-Mail reagiert. Denn das menschliche Gehirn braucht eine gewisse Zeit, um wieder konzentriert arbeiten zu können.
• Das Gemeinte ist häufig unklar. Zusätzlich benötigen Rückfragen deutlich mehr Zeit als in persönlicher Absprache oder bei der effizienten Nutzung von Collaboration Tools. Eine präzise Kommunikation ist beim Schreiben von E-Mails also umso wichtiger.

Diese Punkte gefährden ein effizientes Zeit- und Aufgabenmanagement oft schleichend – und trotz der Vorteile, die die Digitalisierung und Office Management 4.0 mit sich bringen. Jedoch lassen sich diese Herausforderung lösen, beispielsweise durch folgende Tipps für den Büroalltag, die nicht nur Office Manager*innen helfen:

• E-Mails zu den richtigen Zeiten abarbeiten: Es gilt, sich dazu einen begrenzten Zeitraum freizuhalten. Für ein konsequentes Zeit- und Aufgabenmanagement ist es häufig hilfreich, entsprechende Zeiträume im Kalender zu markieren. Auch Wartezeiten zwischendurch eignen sich dafür, wichtige E-Mails schneller zu erledigen.
• E-Mail-Benachrichtigungen vorübergehend deaktivieren: In den meisten Fällen erfordern E-Mails keine sofortige Antwort. Insofern kann es für die Konzentration förderlich sein, das E-Mail-Postfach vorübergehend zu schließen und in regelmäßigen Abständen zu kontrollieren.
• Eine gemeinsame Strategie finden: Dies gilt umso mehr, wenn E-Mails für die interne Kommunikation wichtig sind. Denn dann sollten sich Vorgesetzte und Mitarbeitende auf eine gemeinsame Strategie einigen. Diese muss allen bekannt und sollte idealerweise einheitlich sein. Dies vermeidet unnötige Nachfragen und Irritationen.

Selbstverständlich lohnt es sich, Ausnahmen zur Regel zu vereinbaren. Wenn etwas beispielsweise sofort zu bearbeiten ist, empfiehlt sich ein kurzer Anruf. Dieser Weg sollte jedoch nur im Einzelfall gewählt werden. Zudem gilt: Eine wertschätzende Kommunikation ist durch nichts zu ersetzen und stets zu berücksichtigen.

Büro-Effizienz steigern: Individuelle Zeitfresser identifizieren und reduzieren

Das E-Mail-Postfach ist in diesem Kontext ein beliebtes Beispiel, das nahezu jedes berufliche Aufgabenfeld betrifft. Gewissermaßen sind E-Mails ein „notwendiges Übel“ – im Gegensatz zu anderen Tätigkeiten, die ebenfalls auf einer To-Do-Liste stehen können. Jedoch werden diese Aufgaben in vielen Fällen nie erledigt.
Ein gutes Hilfsmittel, um mit zeitintensiven, teils sogar überflüssigen Aufgaben besser umzugehen, ist die Not-to-do-Liste. Erfahrungsgemäß empfiehlt es sich, darauf Dinge zu notieren wie

• E-Mails sofort lesen und beantworten,
• Arbeitspausen auslassen,
• Immer „Ja“ sagen,

Zwar sind dies nur simple Beispiele, doch das Setzen solch gezielter Marker schafft Bewusstsein dafür, was man eigentlich nicht tun möchte. Schließlich ist oft von Vornherein abzusehen, wie stark diese Tätigkeiten das Zeit- und Aufgabenmanagement torpedieren. Zudem reduziert diese Methode die Wahrscheinlichkeit, dass etwas aufgrund von Unaufmerksamkeit oder Routine doch auf die To-Do-Liste rutscht.

Dementsprechend eignet sich die Not-to-do-Liste nicht nur für eine positive Gewohnheitsbildung an sich. Vielmehr unterstützt sie auch ein fokussiertes Abarbeiten von Office Management-Aufgaben ohne Umschweife.

Administrative Prozesse bieten große Optimierungspotenziale

Je nach firmeninterner Informationsorganisation gibt es viele Bereiche, die Schnittpunkte mit Office Management-Aufgaben aufweisen und enorme Optimierungspotenziale im Sinne eines Office Management 4.0 aufweisen. Teils handelt es sich um redundante Tätigkeiten ohne Mehrwert. Einige Beispiele lassen sich in zahlreichen Unternehmen beobachten:

• Informationen und Freigaben erfordern eine rein formale Bestätigung verschiedener Instanzen im Unternehmen, wodurch es zu unnötigen Zeitverzögerungen kommt.
• Das Reporting für die Vorgesetzten soll in einer bestimmten Form vorliegen, sodass Office Manager*innen Informationen extrahieren und separat aufbereiten müssen.
• Es liegt kein einheitliches Ablagesystem vor, sodass einerseits Dokumente mehrfach archiviert werden und andererseits der Such- und Sammelaufwand enorm ansteigt.

Wie hoch das Optimierungspotenzial konkret ist, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Bereits diese Beispiele zeigen jedoch sehr deutlich, dass die Digitalisierung im Büro ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) ist. Gleichzeitig entstehen mit jeder Veränderung in der Arbeitswelt 4.0 neue Chancen und Herausforderungen. Durch ihre Schnittstellenfunktion haben Office Manager*innen den notwendigen Überblick, um diese zu identifizieren.

Office Management 4.0: Professionelles Zeit- und Aufgabenmanagement ist entscheidend

Es sind also längst nicht nur klassische Ablenkungsfaktoren, die trotz der zunehmenden Digitalisierung im Büro der Produktivität schaden. Schon mit diesen einfachen Ansatzpunkten in Sachen Zeit- und Aufgabenmanagement lässt sich die Effizienz spürbar erhöhen.Dabei summiert sich effektiv die Zeitersparnis aus allen Büro-Effizienz-Maßnahmen, ob nun hinsichtlich

• E-Mail-Management,
• Zeit- und Aufgabenmanagement,
• Chance von Konflikten und sie zu deeskalieren oder
• Effizienz im Büromanagement allgemein.

Diese Themenschwerpunkte decken die Herausforderungen im Rahmen des Office Management 4.0 selbstverständlich nicht vollständig ab. Es gilt, diese je nach Situation im Unternehmen zu identifizieren und nachhaltig aufzulösen. Für ein zielgerichtetes Vorgehen in dieser Hinsicht ist Weiterbildung 4.0 der entscheidende Schlüssel zum Unternehmenserfolg. Weitere Informationen rund um die moderne Assistenz im Office 4.0 finden Sie in unseren Weiterbildungsangeboten zum Thema Assistenz & Office-Management.

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Augsburg, 15.12.2020
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT