Flexible Arbeitszeitmodelle und ihr Einfluss auf Personalmanagement-Aufgaben

Flexzeit-Modelle finden immer häufiger Anwendung und werden vor allen Dingen dann notwendig, wenn eine Krise diese erfordert. Eine Abweichung von der sogenannten Normalarbeitszeit kann jedoch sehr unterschiedlich ausfallen und lässt sich auf individuell auftretende Anforderungen anpassen. So zählt es zu den Aufgaben der Personalreferent*innen, für eine optimale Arbeitsorganisation zu sorgen und gegebenenfalls flexible Arbeitszeitmodelle auf die Bedarfe der Belegschaft zuzuschneiden. Dieser Mehraufwand macht sich in vielerlei Hinsicht bezahlt. Im Folgenden erfahren Sie, welche Zusammenhänge das Personalmanagement bei seinen Aufgaben berücksichtigen sollte, und an welchen Beispielen erfolgreich implementierter, flexibler Arbeitszeitmodelle Sie sich orientieren können.

Flexible Arbeitszeitmodelle haben einen entscheidenden Einfluss

Selbstverständlich ist die Auswahl der Arbeitszeitmodelle maßgeblich vom Kerngeschäft sowie den verschiedenen Aufgabenbereichen im Unternehmen abhängig. Doch gerade auf die Personalbeschaffung und -bindung kann die Arbeitszeitgestaltung einen entscheidenden Einfluss haben. Laut einer repräsentativen Umfrage mit mehr als 1.000 Beschäftigten in Deutschland spielt sie sogar eine übergeordnete Rolle für die Attraktivität des Arbeitgebers. Bei der Jobauswahl bewerten Interessierte den Faktor flexible Arbeitszeitmodelle wie folgt:

• 35,5 Prozent: Sehr wichtig
• 39,9 Prozent: Wichtig
• 19,0 Prozent: Eher unwichtig
• 5,7 Prozent: Unwichtig.

Daher ist es ein umso wichtigerer Bestandteil der Personalmanagement-Aufgaben, die Bedürfnisse und Forderungen von allen Seiten zu vereinen. Das schließt die betrieblichen Anforderungen genauso mit ein wie jene aufgrund von Arbeitsrecht und Arbeitszeit nach vertraglicher Regelung.

Krisensituationen stellen das Personalmanagement auf die Probe

Die Herausforderungen, mit denen sich die Mitarbeitenden derzeit konfrontiert sehen, können sich individuell unterscheiden. Flexible Arbeitszeitmodelle helfen dabei, die Arbeitsorganisation für alle Beteiligten entscheidend zu erleichtern. (Bild: © undrey / stock.adobe.com)

Dies stellt Personalreferent*innen bei ihren Aufgaben vor verschiedene Herausforderungen, die aufgrund der aktuellen Situation umso schwieriger zu vereinen sind. So sind zum Beispiel Eltern und Personen, die Angehörige pflegen, sind durch die Schließung zahlreicher Einrichtungen bei der Betreuung auf sich allein gestellt – und das neben der regulären Berufstätigkeit. Zwar haben zahlreiche Unternehmen die Möglichkeit für Homeoffice-Arbeit eingerichtet, doch die typische Kernarbeitszeit ist nicht für jede(n) ohne Weiteres machbar. Insofern gibt es zwei zentrale Themen, die Personalreferent*innen in ihren Aufgabenfeldern gezielt berücksichtigen sollten, um die Krisensituation besser bewältigbar zu machen:

• Flexible Arbeitszeitmodelle einführen, die den Mitarbeitenden den notwendigen Gestaltungsspielraum lassen, sich beispielsweise in der Kinderbetreuung zu organisieren.
• Rechtlich korrekt Fehlzeiten und vor allem sämtliche Arbeitszeiten erfassen – auch bei der Arbeit im Homeoffice.

Selbstverständlich entstehen auch für Führungskräfte in Krisenzeiten zusätzliche Herausforderungen. So spielen sie eine zentrale Rolle in puncto Arbeitsmoral und Betriebsklima: Wenn die Führung Unsicherheit spürt, überträgt sich das nun umso schneller auf das Team. Zudem sollten sie auch auf das tägliche Arbeitspensum ihrer Mitarbeitenden achten. Denn eine Umverteilung der Arbeitszeiten oder ein Ortswechsel beispielsweise bedeuten nicht, dass weniger Arbeitszeit geleistet wird – vielmehr das Gegenteil ist der Fall. Auch hier haben Transparenz und Kommunikation Priorität, idealerweise in Abstimmung mit den Personalreferent*innen.

Rechtliche Neuerungen erfordern kontinuierliche Weiterbildung im Personalwesen

Letztendlich unabhängig von der aktuellen Situation gilt es für Unternehmen, im Personalwesen – insbesondere in Sachen Arbeitsrecht und Arbeitszeit – stets auf dem neuesten Stand zu sein. Zudem ist es ratsam, auf aktuelle Entwicklungen am Arbeitsmarkt und gesetzliche Neuerungen schnell und flexibel zu reagieren – auch im Sinne der Mitarbeitenden. Wie wichtig beispielsweise flexible Arbeitszeitmodelle sind, zeigten nicht zuletzt die Kontaktbeschränkungen und andere Maßnahmen aufgrund der Corona-Pandemie, die viele zur Einführung von Kurzarbeit veranlassten.

Im Personalmanagement ist es daher lohnenswert, sich rechtlich abzusichern und Personalreferent*innen für ihre Aufgaben immer wieder gezielt zu schulen. Dazu bietet sich eine zeit- und kostenoptimierte Option in einer kompakten Weiterbildung im Personalwesen besonders an. In der Zertifikats-Weiterbildung Geprüfte/r Personalreferent/in beispielsweise erlernen die Teilnehmenden alle wichtigen Grundlagen und erweitern ihre Kompetenzen, die sie für die flexible und professionelle Personalarbeit von heute und morgen benötigen.

Bewährte flexible Arbeitszeitmodelle in der Übersicht

Flexible Arbeitszeitmodelle können sich sehr unterschiedlich gestalten. Da sie vorrangig die unternehmensspezifischen Anforderungen erfüllen sollen, gehört es zu den Personalmanagement-Aufgaben, die Umsetzbarkeit flexibler Arbeitszeitmodelle zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Im Folgenden stellen wir einige Arbeitszeitmodelle im Überblick vor, die je nach Ausrichtung und Situation des Unternehmens zum Einsatz kommen können.

7/7-Arbeitszeitmodell

Die Regelungen im 7/7-Arbeitszeitmodell können zunächst abschreckend wirken. Doch laut Good Practice überzeugte es die Belegschaft bereits bei der Ersterprobung so sehr, dass sie diese Regelung beibehielten. Die Eckdaten hierzu sind:

• Zwei-Schicht-System statt Drei-Schicht-System
• Sieben Tage arbeiten, sieben Tage frei
• Zwölf Stunden tägliche Arbeitszeit mit zwei Stunden Pause
• Bessere Planbarkeit der Arbeitszeiten und Freizeitaktivitäten
• Höhere Zufriedenheit und gleichzeitig weniger Ausfallzeiten bei den Mitarbeitenden.

Ursprünglich stammt das 7/7-Arbeitszeitmodell aus dem stationären Pflegebereich, der neben der Bezahlung auch wegen der Arbeitszeitgestaltung in den vergangenen Jahren immer weiter an Attraktivität verloren hat. Dieses Arbeitszeitmodell verbesserte jedoch die Work-Life-Balance für die Mitarbeitenden und machte die Erholungszeiten spürbar effektiver.

5-Schicht-Modell

Insbesondere in der Industrie können wirtschaftliche Gründe eine teil- oder eine vollkontinuierliche Betriebszeit erfordern. Für Letztere eignen sich das 4- und das 5-Schicht-Modell. Die genaue Einteilung der Schichten ist je nach vorliegenden Gegebenheiten vorzunehmen, allgemein beläuft sich beim 5-Schicht-Modell die Arbeitszeit allerdings regulär auf 33,6 Wochenstunden. Wie sich diese konkret verteilen, hängt von einigen weiteren Fragen ab, beispielsweise

• vom Umgang mit Frei-, Verfügungs- und Ausgleichsschichten
• wie viel Zeit für Übergaben und Schichtwechsel zur Verfügung stehen soll
• welche privaten Verpflichtungen und Wünsche der Belegschaft berücksichtigt werden (können).

Bei der konkreten Adaptierung des Systems liegt wiederum eine hohe Verantwortung bei den Personalreferent*innen. Ihre Aufgaben bestehen etwa darin, zuvor gültige Regelungen einzubeziehen und die Arbeitsorganisation für alle Seiten so einfach wie möglich zu gestalten.

Hamburger Modell

Beim Thema flexible Arbeitszeitmodelle spielt auch die geregelte Wiedereingliederung eine wichtige Rolle. Die Wiedereinarbeitungsphase nach einem krankheitsbedingten Ausfall folgt häufig stufenweise nach dem Hamburger Modell. Die Grundlage dafür bietet ein ärztlich abgestimmter Stufenplan, in dem sich beispielsweise im Zwei-Wochen-Rhythmus die zu leistende Arbeitszeit steigert, etwa mit zunächst zwei Stunden am Tag.

Grundsätzlich sind das Hamburger Modell und die Wochenend-Arbeit davon abhängig, welches Arbeitszeitmodell für die jeweilige Person vor dem Krankheitsfall anwendbar war. Zudem handelt es sich hierbei um nur eine Variante des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM). Darüber hinaus ist wichtig zu wissen: Formal gesehen gibt es keine teilweise Arbeitsfähigkeit, das heißt, dass Mitarbeitende auch während der Wiedereingliederungsphase

• Als krank beziehungsweise arbeitsunfähig gelten
• Nicht mehr Stunden leisten dürfen als im Ablauf vorgesehen
• Weiterhin Kranken- oder Übergangsgeld

Zahlreiche flexible Arbeitszeitmodelle im Raum Regensburg

In Regensburg als Wirtschaftsstandort treffen kontinuierlich steigende Einwohnerzahlen und wachstumsstarke Unternehmen zusammen. Insofern kommt zu den üblichen Argumenten für flexible Arbeitszeitmodelle auch der Aspekt hinzu, dass die Straßen durch die hohen Pendelzahlen stark überlastet sind. Auch aus diesem Grund setzen große Unternehmen vor Ort auf eine Flexibilisierung der Arbeitsbedingungen, um die Arbeitsbedingungen für ihre Mitarbeitenden so optimal und individuell wie möglich gestalten. Das schließt häufig mit ein,

• Schichtbeginn und -ende in der Produktion außerhalb der Stoßzeiten zu legen
• Gleitzeit für Mitarbeitende an Büroarbeitsplätzen anzubieten
• Die Kernarbeitszeit auszuweiten, sodass frühestmöglicher Beginn und spätester Dienstschluss sehr weit auseinander liegen
• Dass Mitarbeitende Schichten et cetera selbstständig tauschen können.

Nach dem Regensburger Modell ist die Arbeitszeit also je nach Arbeitgeber geregelt – mit dem Ziel, möglichst ideale Arbeitsbedingungen zu schaffen und damit auch die Qualität der Arbeit zu steigern. Ein besonders prominentes Unternehmen in diesem Zusammenhang ist BMW, das für das Werk vor Ort bereits seit seiner Eröffnung individuelle Arbeitszeitmodelle anbietet. Damit stellt es sowohl eine hohe Kapazität als auch eine hohe Flexibilität sicher.

Auch am Universitätsklinikum Regensburg (UKR) sind derzeit mehr als 500 Arbeitszeitmodelle in Kraft, um für alle die individuell optimalen Arbeitsbedingungen zu gewährleisten. Die Arbeitsorganisation am UKR trägt den Titel „Regensburger Modell – wir arbeiten, forschen, lehren und managen gemeinsam“. Dies wurde mit dem zweiten Platz des Innovationspreises für interprofessionelle Projekte im Gesundheitswesen vom Springer Medizin Verlag in Dresden ausgezeichnet.

Essenzielle Personalmanagement-Aufgabe: Das richtige Arbeitszeitmodell finden

Gerade dann, wenn die Gestaltung der Arbeitszeit keinem berufsspezifischen Tarifvertrag unterliegt, gehört es für Personalreferent*innen zu ihren Aufgaben, die Umsetzbarkeit flexibler Arbeitszeitmodelle zu prüfen. Dies spielt nicht nur für die Personalbeschaffung eine zentrale Rolle, sondern auch für die Motivation, Zufriedenheit und langfristige Bindung der Mitarbeitenden.

Aufgrund der zunehmend komplexen Anforderungen – die sich im Rahmen einer Krisensituation schlagartig ändern können – bedarf es eines gut aufgestellten, modernen Personalmanagements. Dessen Aufgaben beinhalten selbstverständlich auch eine optimale Arbeitszeitgestaltung für alle Beteiligten. Zwar geht mit der Einführung eines neuen Arbeitszeitmodells häufig ein hoher Aufwand einher. Jedoch beweisen die flexiblen Arbeitszeitmodelle in diesem Beitrag, dass sich diese Investition deutlich lohnen kann.

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Augsburg, 20.07.2020
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT