Wie Sie mit Collaboration Tools die Arbeitsorganisation verbessern und den Chef entlasten

Wie lassen sich administrative Aufgaben und die Arbeitsorganisation für eine gute Zusammenarbeit optimal steuern? Erfahrungsgemäß ist es sinnvoll, den Überblick zu zentrieren – idealerweise bei einer Person. Insbesondere für Führungskräfte, die auch fachbezogene Aufgaben erfüllen müssen, ist die Administration jedoch häufig ein Hindernis: Sie verbraucht wichtige Kapazitäten, um selbst effizient arbeiten zu können. Die richtige Arbeitsorganisation – koordiniert durch eine Assistenz und aufbauend auf Collaboration Tools – schafft die Möglichkeit, sowohl effizienter als auch ortsunabhängig zu arbeiten. Dies setzt jedoch einige Grundlagen voraus, die dieser Beitrag im Folgenden beleuchtet.

Wie Sie mit Administrative Aufgaben fallen immer an

In jedem Unternehmen in allen Branchen gibt es Tätigkeiten, die nur wenige Berührungspunkte mit dem Kerngeschäft an sich aufweisen und dennoch notwendig sind. Zu diesen häufig administrativen Aufgaben zählen beispielsweise:

• Buchhaltung
• Urlaubsverwaltung
• Terminorganisation
• Post-, Ablagen- und Dokumentenverwaltung
• Allgemeine Schreibarbeiten.

Diese erledigen oftmals nicht die Führungskräfte selbst, sondern deren Assistenz. Doch Chefs delegieren nicht nur Verwaltungstätigkeiten: Je nach konkreter Arbeitsorganisation können zu diesem Aufgabenfeld auch projektbezogene Tätigkeiten hinzukommen. Ein systematisches Delegieren – etwa mithilfe der Eisenhower-Matrix im Sinne des Zeitmanagements – ist für Führungskräfte ein bewährter Ansatz, um unabhängig von den eigenen Kapazitäten

• den Überblick über den Projektfortschritt zu gewährleisten
• verschiedene Informationen an einer zentralen Stelle erfragen zu können
• die Gewissheit zu haben, dass sich jemand verantwortlich fühlt und gegebenenfalls kritische Entwicklungen meldet.

Insofern bringt eine Assistentin oder ein Assistent eine unverzichtbare Entlastung für die Vorgesetzten. Jedoch unterschätzen viele, welche Arbeitsmenge dies effektiv mit sich bringt – in den einzelnen Teams wie auch abteilungsübergreifend.

Dies macht die Rolle des administrativen Managements nicht einfacher, ganz im Gegenteil. Denn im Laufe der Zeit werden die zu erfüllenden administrativen Aufgaben immer mehr und die Menge der Tätigkeiten nimmt zu. Dies erfolgt zwar immer mit der Zielsetzung, den Chef zu entlasten und die Arbeitsorganisation zu verbessern. Je umfangreicher jedoch das Tätigkeitsfeld wird, desto schwieriger wird es für die Assistenz, den Überblick zu behalten und nicht selbst überlastet zu sein.

Effizient arbeiten: Collaboration Tools können die Arbeitsorganisation erleichtern

Laut Digital Workplace-Studie beläuft sich der durchschnittliche Zeitaufwand für administrative Aufgaben bei Bürotätigkeiten allgemein auf circa 25 Stunden pro Woche. Spätestens dann, wenn weitere Tätigkeiten hinzukommen, lohnt sich die Überlegung, welche Hilfsmittel es der Assistenz ermöglichen, die anfallende Arbeitsmenge besser zu bewältigen.
In vielen Unternehmen haben digitale Dienste bereits Einzug in den Arbeitsalltag erhalten. Diese reichen von der Vernetzung über die sozialen Medien und Messenger-Gruppen über verschiedene Apps für virtuelle Konferenzen bis hin zu Aktivitätenlisten. Die große Herausforderung ist, diese zu bündeln und für jeden Bedarf möglichst nur eine Anwendung als Standard zu definieren. Denn bei einer konzeptlosen Einführung von Software-Ideen steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Gegenteil des gewünschten Effekts eintritt, beispielsweise durch

• Ablenkung und erhöhtem Stressempfinden aufgrund von Multitasking.
• unklare Anweisungen, welche Anwendung die Mitarbeitenden für welche Art von Information verwenden sollen.
• einen erhöhten Arbeitsaufwand, da die Dokumentation womöglich an mehreren Stellen abgelegt werden muss.
• komplizierte Suchvorgänge, da die Mitarbeitenden wichtige Informationen nicht anhand einer einheitlichen Logik ablegen und damit auch abrufen können.

Dies lässt sich durch ein einheitliches Konzept vermeiden, welche Collaboration Tools zu welchem Zeitpunkt zum Einsatz kommen. Welche Software Sie für die Arbeitsorganisation in Ihrem Unternehmen konkret auswählen sollten, hängt jedoch individuell von den Anforderungen ab. Daher ist es sinnvoll, sich eingehend mit geeigneten Collaboration Tools zu befassen und zu ermitteln, welche Bedarfe genau in Ihrem Unternehmen bestehen und wie Sie die Arbeitsorganisation optimieren können. Einen kompakten Überblick über die Möglichkeiten erhalten Sie beispielsweise im Seminar „Assistenz 4.0: Chefentlastung im Digitalen Zeitalter“.

Vorteile, die Collaboration Tools für das Unternehmen bringen

Selbstverständlich erfordert das Einführen einer einheitlichen Strategie für kollaboratives Arbeiten mithilfe von Tools zunächst zeitliche und finanzielle Ressourcen. Durch eine geschickte Auswahl lassen sich Investitions- und Wartungskosten der Software jedoch niedrig halten. Zudem machen sich die notwendigen Investitionen erfahrungsgemäß in vielerlei Hinsicht bezahlt.

Kollaboratives Arbeiten mit Tools senkt Kosten

Mithilfe von Collaboration Tools lassen sich Meetings auch virtuell abhalten, sodass alle Personen ortsunabhängig arbeiten und gleichzeitig informiert bleiben können. (Bild: © zinkevych / stock.adobe.com)

So zeigen bereits die folgenden drei Beispiele, wie die digitale Zusammenarbeit sowohl Zeitaufwand als auch Kosten für das Unternehmen unmittelbar senken kann:

• Regelmäßige Meetings lassen sich virtuell abhalten. Dadurch reduzieren sich Reisekosten und Zeitaufwand auf ein Minimum.
• Die Kommunikation im Team wird einfacher. So können Mitarbeitende kurze Kommunikationswege einschlagen, fehlende Informationen schneller einholen und effizient arbeiten.
• Alle notwendigen Informationen liegen zentral vor. Indem Sie jeder Person angemessene Zugriffsrechte erteilen, lassen sich unnötige Zwischenschritte abbauen, die Produktivität erhöhen und Projekte allgemein schneller abwickeln.

Zusammengefasst erleichtern Collaboration Tools alle Tätigkeiten und administrative Aufgaben, die Planung, Kommunikation, Dokumentation und Organisation erfordern. Auch Controlling und Qualitätssicherung profitieren immens davon, wenn alles Notwendige an einem Ort vernetzt und digital abrufbar ist.

Eine digitale Arbeitsorganisation für ortsunabhängiges Arbeiten

Die richtige Auswahl der Collaboration Tools ermöglicht einerseits ein strukturierteres Abarbeiten administrativer Aufgaben. Andererseits profitieren auch die Mitarbeitenden selbst von einem einheitlichen Konzept, das vornehmlich digital organisiert ist. Denn durch die Verfügbarkeit aller arbeitsrelevanter Ressourcen können Chefs und Mitarbeitende ortsunabhängig arbeiten. Diese Flexibilität ist zum einen bei terminbedingten Abwesenheiten von Vorteil. Zum anderen ist es auch ein Plus in puncto Employer Branding: Angestellte haben so die Möglichkeit, zumindest teilweise im Homeoffice oder von unterwegs zu arbeiten – eine Option, bei Jobausschreibungen immer wichtiger wird.

Virtuelle Zusammenarbeit löst direkte Kommunikation nicht ab

Selbstverständlich müssen sich Geschäftsführende und Führungskräfte nicht von Telefonanrufen, E-Mails und Co. verabschieden. Gerade bei Zeitknappheit oder in der Kommunikation mit GeschäftspartnerInnen können Collaboration Tools den direkten Kontakt nicht ersetzen. Laut Umfrage möchte ein Großteil der Arbeitnehmenden auch gar nicht, dass die Kommunikation im Team, bei Besprechungen und in Meetings gänzlich digital abläuft. Sofern es sich jedoch um intern relevante Informationen handelt, lohnt es sich allerdings, diese gegebenenfalls zentral verfügbar zu machen.

Daneben gibt es laut Digital Workplace-Studie jedoch eine Reihe administrativer Aufgaben, die Angestellte gerne mithilfe von Collaboration Tools abwickeln können möchten. So wünschen sich die Befragten digitale Lösungen zum Beispiel für folgende Punkte:

•  Arbeitszeit erfassen (48 Prozent)
• Terminkalender verwalten (45 Prozent)
• Unterlagen archivieren (44 Prozent)
• Formulare ausfüllen (43 Prozent)
• Urlaubstage verwalten (39 Prozent).

Der Wunsch nach einfachen digitalen Lösungen schließt also sowohl projektbezogene als auch rein administrative Aufgaben mit ein. Dies lässt sich ohne großen Aufwand mithilfe von Collaboration Tools umsetzen.

Chef entlasten im Büro 4.0

Durch den Einsatz von geeigneten Software-Lösungen wird es möglich, auch auf Distanz effizient zu arbeiten und die Produktivität sogar zu erhöhen. Wichtig dabei ist, dass alle Mitarbeitenden die Collaboration Tools einheitlich nutzen, ob sie nun vor Ort oder ortsunabhängig arbeiten. Die richtige Tool-Auswahl kann insbesondere administrative Aufgaben, die das Kerngeschäft nicht direkt beeinflussen, enorm vereinfachen. So werden Kapazitäten frei, um konzentriert und effizient zu arbeiten. Damit sorgen Collaboration Tools für eine spürbare Entlastung – beim Chef, bei den Mitarbeitenden und nicht zuletzt bei der Assistenz.

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Augsburg, 23.04.2020
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT