Buchhaltung digitalisieren: Voraussetzungen für digitale Buchhaltung

Das Thema Digitalisierung und Automatisierung ist längst nicht mehr auf Unternehmensbereiche wie Fertigung und Lagerung beschränkt. Insbesondere im Bereich der Buchhaltung nehmen mit dem digitalen Wandel die Möglichkeiten für enorme Arbeitserleichterungen zu. Dieser Beitrag zeigt auf, vor welchen Herausforderungen Unternehmen in diesem Bereich häufig stehen und welche Rolle dabei die Rechnungslegung und Pflichtangaben auf jeder Rechnung einnehmen. Zudem wird erläutert, welche Hürden auf die Unternehmen zukommen, wenn sie die digitale Buchhaltung und insbesondere die elektronische Rechnungslegung realisieren möchten. Dazu schließt der Beitrag mit wertvollen Hilfestellungen und Tipps zur Umsetzung ab.

Buchhaltung digitalisieren: Planung und individuelle Umsetzung sind entscheidend

• Form der Rechnungen: Je nach Digitalisierungsgrad des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt, kann es sich um Papier- oder elektronische Rechnungen handeln. Formatbrüche und der Aufwand, Papier- und elektronische Rechnungen in das jeweils andere Format zu umzuwandeln, können in beiden Fällen die Arbeitsprozesse verlangsamen.
• Prüfen und Zuordnen von Bestellungen und Rechnungen: Für die Freigabe und eine fristgerechte Bezahlung nach Rechnungslegung ist die Bestätigung notwendig, dass alle Angaben korrekt sind, und sich die Rechnung auf eine vorliegende Bestellung bezieht.
• Archivieren und Ablegen in eigenständigen Systemen: Nach wie vor scannen viele Unternehmen Papierrechnungen ein und archivieren sie elektronisch, und viele elektronische Rechnungen werden ausgedruckt und manuell abgelegt.

In den meisten Unternehmen ist gerade das Dokumentenmanagementsystem (DMS), also die Dokumentenablage und -archivierung, ein zentrales Dauerthema. Dieses stellt die Mitarbeitenden nicht nur in der digitalen Buchhaltung vor große Herausforderungen, sondern auch in der IT-Abteilungen, die die technische Umsetzung verantworten.

Ausgehende Rechnungen

Verschiedene Problemstellungen können die Rechnungslegung unnötig komplizierter machen. Drei wichtige Aspekte hierbei sind:

• Vollständigkeit aller Angaben: Die Pflichtangaben auf der Rechnung regelt das Gesetz, etwa in §14 UStG. Zwar verwenden die meisten Unternehmen zumindest eine Rechnungsvorlage zur Rechnungslegung. Entsprechend essenziell ist aber eine abschließende Prüfung aller relevanten Angaben.
• Prozess der Rechnungslegung: Bevor Rechnungen gestellt werden können, müssen diese oft einen komplexen Freigabeworkflow durchlaufen. Dieser Workflow lässt sich elektronisch deutlich schneller abwickeln, beispielsweise mit einer Freigabe durch Weiterschieben oder durch elektronische Signaturen.
• Zahlungseingänge zuordnen: Für die Zuordnung der Zahlungseingänge beim Rechnungsempfänger ist der Abgleich mit Bankauszügen unumgänglich. Einer der wichtigsten Schritte bei der Digitalisierung der Buchhaltung besteht daher erstens in der eindeutigen Kennzeichnung jeder Rechnung mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer. Zweitens muss das System die zugehörige Zahlung identifizieren können. Eine entsprechend eingerichtete Bankauszugsverbuchung ist dabei hilfreich.

Digitale Buchhaltung muss rechtliche Anforderungen erfüllen

Ob nun bei den Pflichtangaben auf der Rechnung, bei der Rechnungslegung an sich oder die Aufgaben in der Buchhaltung allgemein: Es gelten umfangreiche steuer- und handelsrechtliche Anforderungen, die unabhängig vom Digitalisierungsgrad des Unternehmens zu erfüllen sind. Umso schwieriger ist es, Veränderungen in bislang bewährten Arbeitsabläufen umzusetzen. Daher sind eine detaillierte Planung und das Einbeziehen aller unternehmensspezifischen Bedarfe notwendig.
Wichtige Grundlagen bestehen im sicheren Umgang mit den gesetzlichen und handelsrechtlichen Vorschriften und – darauf aufbauend – mit elektronischen Buchhaltungs-Formatvorgaben. Dies schließt die korrekte Anwendung von ZUGFeRD und XRechnung, die richtige Abwicklung von Rechnungsberichtigungen oder Verfahren wie Procure-to-Pay (P2P) ebenso mit ein wie auch allgemeine Tätigkeitsfelder wie

• Finanzbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Bilanzierung
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Finanzen und Controlling.

Wie dies gelingt, erfahren Sie anhand vieler Best Practices bei der eintägigen Fachtagung Elektronische Buchhaltung: Sicher im Steuer- und Handelsrecht. Diese findet regelmäßig statt und ist so konzipiert, dass sowohl Einsteiger*innen als auch erfahrene Mitarbeitende in Buchhaltung und IT ihre Kompetenzen ausbauen können. Zudem besteht die Möglichkeit, individuelle Heraus- und Anforderungen zu diskutieren und Lösungen zu erarbeiten. Weitere Einblicke zu diesem Format gewährt das folgende Video:

Alle weiteren Informationen erhalten Sie auf dieser Seite:

Enorme Potenziale hinsichtlich Kosten und Arbeitsaufwand 

Der Weg zu einer vollständig digitalen Buchhaltung kann sehr langwierig erscheinen. Doch eine gute Strukturierung der Prozesse, Workflows und Anforderungen vermeidet teure Nachbesserungskosten. Erfolgt etwa die Abwicklung der Aufgaben in der Buchhaltung komplett analog und es kommt derzeit noch nahezu keine Technik zum Einsatz, ist das effektive Einsparpotenzial bei der digitalen Abwicklung enorm. Bei einer Umstellung von papiergebundener Arbeit hin zu einer vollständig digitalen Buchhaltung können sich die möglichen Einsparungen durch die Digitalisierung auf 30 bis 40 Prozent belaufen.

Wenn Unternehmen ihre Buchhaltung digitalisieren und Arbeitsprozesse vereinfachen wollen, gilt es, alle Mitarbeitenden an Bord holen. Indem sie beispielsweise die Vorteile der digitalen Buchhaltung näher kennenlernen, steigt auch die Bereitschaft, Routinetätigkeiten zu automatisieren und ihre Kompetenzen in anderen Bereichen weiterzuentwickeln. (Bild: © opolja / stock.adobe.com) 

Die Buchhaltung zu digitalisieren bedeutet, die Mitarbeitenden einzubeziehen

Insbesondere im Bereich der Digitalisierung herrscht bei vielen nach wie vor große Verunsicherung hinsichtlich der eigenen Jobsicherheit. Nicht ohne Grund geht laut einer Umfrage jede vierte berufstätige Person davon aus, dass bereits im kommenden Jahrzehnt die Chancen auf Erhalt oder Verbesserung des Arbeitsplatzes tendenziell sinken werden.

Entsprechend wichtig ist es, die neuen Möglichkeiten durch den technischen Fortschritt auch in Bezug auf neue Buchhaltungssoftware etc. aus der Perspektive der Mitarbeitenden zu bewerten. Dies ist ein unverzichtbarer Schritt:

• Es sind die Mitarbeitenden, die die unternehmensinternen Abläufe am besten kennen und Optimierungspunkte aufzeigen können.
• Die richtige interne Kommunikation macht einen entscheidenden Unterschied, wie die Belegschaft ein Digitalisierungsprojekt annimmt und sich in die Umsetzung einbringt.
• Die richtigen Maßnahmen bei der Digitalisierung der Buchhaltung bedeuten vor allen Dingen enorme Arbeitserleichterungen für die Mitarbeitenden – und nicht Kündigungen per se. So werden zuvor unnötig blockierte Ressourcen für andere Tätigkeiten frei.

Laut Ergebnissen der PwC-Studie 2020 verzeichnet auch die Bereitschaft zum Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) im Rechnungswesen einen leichten Zuwachs. Ein Drittel der Befragten gab zudem an, Software-Roboter für Routinetätigkeiten einzusetzen; im Vergleich zum Vorjahr entspricht dies einem Anstieg von 27 auf 33 Prozent.

So wird die digitale Buchhaltung zukunftsfähig: Tipps und Vorteile

Die digitale Buchhaltung und entsprechende Standardisierungen erhalten aus Gründen der Prozessoptimierung immer mehr Einzug in den Unternehmensalltag. Denn nicht nur nach den Plänen der EU-Kommission soll sie zum Standard werden – und zwar europaweit und noch in diesem Jahr – zunächst im Bereich der öffentlichen Hand (Stichwort: E-Rechnungsverordnung).

Auch für Lieferanten für Gemeinden und Bundes-Behörden gilt in puncto Buchhaltung ein neuer Standard: Ab dem 27. November 2020 wird nur noch die elektronische Rechnungsstellung nach definierten Formatvorgaben, etwa in XRechnung, akzeptiert. Wie der Verband elektronische Rechnung erklärt, werden zukünftig sämtliche Rechnungen an öffentliche Auftraggeber abgelehnt, die diese Anforderungen nicht erfüllen.
Neben diesen Regulierungen gilt es jedoch noch weitere Punkte zu beachten, damit Unternehmen ihre Buchhaltung nicht nur digitalisieren, sondern auch zukunftsfähig machen.

1. Einheitliche Standards für alle Bereiche der digitalen Buchhaltung definieren

Einer der wohl größten Vorteile einer digitalen Buchhaltung ist, dass alle notwendigen Dokumente und digitalen Belege jederzeit verfügbar sind und Mitarbeitende darauf zugreifen können. Um allerdings sowohl die Verfügbarkeit also auch den Überblick zu gewährleisten, sind einheitliche Nomenklaturen und Arbeitsweisen erfolgsentscheidend.

Daher ist es essenziell, Standards für das Benennen und Abarbeiten in allen Bereichen zu definieren. Gegebenenfalls bereits bestehende Vorgaben gilt es zu aktualisieren, wenn es um das Vorantreiben der Digitalisierung der Buchhaltung geht. Durch eine entsprechende Verschlagwortung lassen sich Dokumente im digitalen Archiv schneller finden als in Ordnern und Kisten zu suchen.

2. Sicherheitsvorkehrungen auf dem neuesten Stand halten

Damit die Vorteile einer digitalen Buchhaltung tatsächlich zum Tragen kommen können, muss auch die technische Grundlage vorhanden und die IT-Sicherheit gewährleistet sein. Laut einer Erhebung zum Thema Unternehmensnetzwerk haben sich beispielsweise nur etwa 49 Prozent der Unternehmen so gut wie möglich auf IT-Angriffe vorbereitet. Insofern lohnt sich auch hier die Definition zentralisierter und rollenbasierter Richtlinien. Diese tragen unter anderem dazu bei, dass Unternehmen aus Datenschutzsicht problematische Vorgänge schneller entdecken und beheben können.

3. Rechtliche und technische Neuerungen im Auge behalten

Gerade bei der Rechnungslegung sind sowohl nationale als auch europäische Vorschriften zu berücksichtigen. Aufgrund der sich wandelnden Handelsbeziehungen einerseits und dem digitalen Wandel andererseits können sich die Vorschriften jederzeit ändern. Deshalb gilt es im Zuge der Digitalisierung der Buchhaltung umso mehr, flexibel auf Neuerungen zu reagieren und diese zeitnah umzusetzen. Dazu gilt es auch, die verwendete Software in der digitalen Buchhaltung auf dem aktuellsten Stand zu halten.

So ist ZUGFeRD 2.1 seit 24.03.2020 mit dem französischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung „Factur-X 1.0“ vollständig kompatibel und technisch identisch. ZUGFeRD 2.1.1 (Juli 2020) stellt mit dem XRechnungs-Profil ein weiteres Profil zur Verfügung. Dieses neue XRechnungs-Profil (ZF211) erfüllt die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland, indem es

• sämtliche aktuelle Vorgaben der europäischen Norm EN16931 erfüllt.
• von Vornherein die nationalen Geschäftsregeln und verwaltungsspezifischen Bestimmungen des Standards XRechnung enthält.

Mit dem neuen XRechnungs-Profil in dieser aktuellen Fassung ZUGFeRD 2.1.1 ergeben sich neue Möglichkeiten für die digitale Buchhaltung. So lässt sich die elektronische Rechnung auch lediglich als XML-Datensatz ohne Rechnungsbild senden, wie das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) meldet. Zwar sieht die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)-Spezifikation vor, dass die XML-Datei in einem PDF/A-3 einzubinden ist. Basierend auf einer bilateralen Abstimmung zwischen Liefer- und Kundenunternehmen kann dieses Referenzprofil jedoch entsprechend angepasst werden, sodass eine reine XML-Datei zur GoBD-konformen Rechnungslegung genügt – ohne Rechnungsbild und ohne Einbindung in ein PDF/A-3. 

Die Digitalisierung der Buchhaltung gezielt angehen

Die Zukunft ist digital – nicht nur für die Rechnungslegung, sondern für alle Aufgaben der Buchhaltung. Zwar muss am Ende des Weges nicht zwangsläufig das papierlose Büro stehen. Dennoch entstehen enorme Arbeitserleichterungen, wenn Unternehmen ihre Buchhaltung digitalisieren: jeweils mit den passenden Maßnahmen und unter Berücksichtigung der hier aufgeführten Punkte. Hierin besteht ein wichtiger Meilenstein für die digitale Transformation der gesamten Organisation.
Letztlich ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen eine essenzielle Herausforderung für die Unternehmen in allen Branchen. Für eine effiziente digitale Buchhaltung im Unternehmen ist es entscheidend, alle aktuellen Neuerungen und Formatvorgaben im Blick zu haben und umzusetzen. Ein umfassendes Update und die Möglichkeit zum fachlichen Austausch erhalten Ihre Mitarbeitenden in unserer eintägigen Fachtagung Elektronische Buchhaltung: Sicher im Steuer- und Handelsrecht. Weitere Informationen zum Inhalt und verfügbare Termine finden Sie hier:

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Augsburg, 07.12.2020
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT