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16.06.2020 | DIGITALISIERUNG

Die Debatte um das Recht auf Homeoffice ist aktueller denn je. Für viele Beschäftigte bietet es sich in der Tat an, viele Arbeiten von zu Hause aus zu erledigen – sofern alle Homeoffice-Voraussetzungen erfüllt sind. Neben sicheren Datenverbindungen, Hard- und Software sollten Arbeitgeber der zuverlässigen Erfassung flexibler Arbeitszeiten besondere Aufmerksamkeit schenken. Welche Erfolgskriterien gelten, wenn Sie im Unternehmen die Möglichkeiten zum Arbeiten im Homeoffice einrichten möchten, erfahren Sie im folgenden Beitrag. Zum Abschluss finden Sie die Antworten zu den wichtigsten Fragen im Rahmen des aktuellen EUGH-Urteils zur Arbeitszeit.

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Wie das Arbeiten von zu Hause aus gelingt – und alle Seiten profitieren
Insbesondere auf Arbeitgeberseite herrscht häufig Skepsis, ob das Arbeiten von zu Hause sich nicht doch negativ auf die Leistung der Mitarbeitenden auswirkt. Erfahrungswerte sowie Studien zeigen jedoch zum einen, dass dieser Vorbehalt nicht pauschal gerechtfertigt ist. Zum anderen machen sich die Vorteile langfristig zugunsten des Unternehmens bezahlt, wenn seine Mitarbeitenden Homeoffice einrichten können.
Vorteile, wenn Mitarbeitende von zu Hause arbeiten können

Für viele liegen vor allen Dingen die Vorteile von Homeoffice für die Mitarbeitenden auf der Hand, wie zum Beispiel:

  • Konzentration: Zahlreiche Beschäftigte geben an, dass sie sich im Homeoffice deutlich besser fokussieren können – entgegen der Annahme, dass zu Hause mehr Ablenkungen herrschen.
  • Zeitersparnis: Gerade für Pendelnden bedeutet von zu Hause aus zu arbeiten eine enorme Stress- und Fahrzeitersparnis. In den letzten Jahren stieg die Zahl der Pendelnden immer weiter, laut einer aktuellen Erhebung pendeln derzeit sechs von zehn Personen zu ihrem Arbeitsplatz.
  • Unabhängigkeit bei der Wohnungssuche: Wer nur vereinzelt an den Standort in der Großstadt anreisen muss, kann nach Wunsch in strukturschwache Gebiete ziehen. Damit sind sie auch nicht darauf angewiesen, die in Ballungsräumen steigenden Mietpreise zu bezahlen und profieren womöglich von einer höheren Wohnqualität.
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie: Eltern haben bessere Möglichkeiten, Kinderbetreuung und beruflichen Alltag zu verbinden. Hierbei spielen auch flexible Arbeitszeiten eine wichtige Rolle.
  • Vorteile bei der Steuer: Sofern sie einen eigenen Raum für das Arbeiten im Homeoffice einrichten können und weitere Punkte erfüllen, sparen Mitarbeitende nicht nur die Fahrtkosten. Sie können zudem verschiedene Faktoren im Homeoffice steuerlich absetzen.
Warum Unternehmen Homeoffice-Möglichkeiten schaffen sollten

Doch auch Arbeitgeber profitieren von einigen Vorteilen, wenn sie für ihre Mitarbeitenden Homeoffice einrichten:

  • Employer Branding: Unternehmen können Ihre Attraktivität als Arbeitgeber deutlich steigern, wenn ihre Angestellten zumindest teilweise von zu Hause arbeiten können. Dies zahlt sich langfristig beispielsweise bei der Mitarbeiterbindung sowie Personalbeschaffung aus.
  • Ruhige Arbeitsumgebung: Wenn ein Teil der Belegschaft regelmäßig von zu Hause aus arbeitet, wird es auch am Standort selbst ruhiger. Die Mitarbeitenden vor Ort profitieren ebenso von weniger Hintergrundgeräuschen und Ablenkungen im Großraumbüro et cetera.
  • Weniger Fehltage: Laut dem Fehlzeiten-Report der AOK (September 2019) berichten Mitarbeitende im Homeoffice einerseits von einer höheren Arbeitszufriedenheit, andererseits haben sie weniger Fehltage.
  • Kostenersparnis: Insbesondere an der benötigten Bürofläche zeigt sich, dass auch kleinere Räumlichkeiten ausreichen können, wenn nicht für alle Mitarbeitenden ein eigener Arbeitsplatz vor Ort zur Verfügung stehen muss. Wer zusätzliches Personal einstellt, muss – wenn die Homeoffice-Voraussetzungen erfüllt sind – nicht zwangsläufig in ein größeres Büro mit voraussichtlich höheren Mieten oder anderen Nachteilen umziehen.

Unternehmen, die das Arbeiten von zu Hause ermöglichen, leisten zudem einen positiven Beitrag für die Gesamtgesellschaft. Denn zum einen führen geringere Fahrtzeiten auch zu weniger Emissionen. Zum anderen reduziert sich auch das Stauaufkommen, wenn weniger Personen pendeln. Langfristig sinken dementsprechend auch die laufenden Kosten zur Instandhaltung der Infrastruktur.

Wichtig: Unternehmen müssen flexible Arbeitszeiten im Blick behalten
Frau im Homeoffice dehnt sich, während sie an einem Schreibtisch mit Bildschirm und Topfpflanzen sitzt
Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeitenden ist auch dann zu gewährleisten, wenn sie anfallende Arbeiten von zu Hause erledigen. (Bild: © Halfpoint / stock.adobe.com)

Wenn Mitarbeitende sich im Homeoffice einrichten, so gilt es einige Punkte zu berücksichtigen. Die wichtigsten Punkte hängen zum einen mit der Gestaltung des Arbeitsplatzes zusammen, zum anderen mit der flexiblen Arbeitszeit. Denn laut Fehlzeiten-Report steigen neben der Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden im Homeoffice auch ihre psychischen Belastungen. Anzeichen dafür sind zum Beispiel:
  • Schlafstörungen
  • Höhere Reizbarkeit
  • Konzentrationsprobleme
  • Schwierigkeiten, Arbeit und Freizeit zu trennen.
Selbstverständlich haben Unternehmen keinen Einfluss darauf, wie jede/r Einzelne den individuellen Arbeitsplatz zu Hause gestaltet. Im Hinblick auf die psychischen Auswirkungen nimmt jedoch die Erfassung der Arbeitszeit eine wichtige Rolle ein. Nach welchen Kriterien diese erfolgen muss, legt unter anderem das EUGH-Urteil zur Arbeitszeit fest (weitere Informationen weiter unten). Zudem sollten Führungskräfte sowie Mitarbeitende folgende Punkte berücksichtigen:

  • Anrufe an Beschäftigte im Homeoffice sollten nur während der Arbeitszeit erfolgen.
  • Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden ermutigen, lediglich das vorgegebene Pensum zu erfüllen und nicht länger als notwendig zu arbeiten.
  • Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) können hier Abhilfe schaffen – und sich ebenfalls positiv auf das Employer Branding auswirken.

Je nach Arbeitssituation im jeweiligen Unternehmen stellen sich unterschiedliche Herausforderungen, wenn es darum geht, die Möglichkeit für das Arbeiten im Homeoffice einzurichten. Einen kompakten Überblick über die rechtlichen Vorgaben und Hinweise zur praktischen Umsetzung können Sie sich im eintägigen Präsenzseminar Homeoffice und Arbeitszeit sicher und flexibel regeln verschaffen.

Homeoffice einrichten, aber richtig: Dies sollten Sie bei der Debatte um das Recht auf Homeoffice berücksichtigen
Sofern die Tätigkeiten ortsunabhängig erledigt werden können und alle Homeoffice-Voraussetzungen erfüllt sind, steht der Arbeit zu Hause nichts entgegen. Hierzu sollten Sie jedoch einige Richtlinien berücksichtigen.

Für das Arbeiten im Homeoffice sind Voraussetzungen zu erfüllen
Die folgenden drei Schritte gehen einer Zusage zur Arbeit im Homeoffice voraus:

  • Prüfung der Möglichkeiten: Zunächst muss klar sein, für welche Funktionen und Aufgabenbereiche die Arbeiten von zu Hause erledigt werden können. Dabei ist zu beachten, dass die Firmen-IT für die technische Ausstattung, sichere VPN-Verbindungen, Telefonweiterleitungen et cetera sorgen muss.
  • Regelmäßige Zeiten und Termine: Wenigstens innerhalb der Abteilung muss klar sein, zu welchen Zeiten die Belegschaft erreichbar sein muss, und ob beziehungsweise wann eine physische Anwesenheit verpflichtend ist.
  • Zustimmung der Führungskraft: Selbst wenn Unternehmen dazu angehalten werden, ihre Mitarbeitenden ins Homeoffice zu schicken, ist dies nicht gleichbedeutend mit einer Pflicht. Führungskräfte sollten sich daher über die Möglichkeiten und wissenswerten Aspekte umfassend informieren und ihre Zustimmung geben.

Arbeit im Homeoffice muss Richtlinien folgen
Damit das Arbeiten von zu Hause die erwünschte Erleichterung für alle Seiten bringt, helfen die folgenden drei Tipps:

  • Einheitliche Kommunikationskanäle: Alle Mitarbeitenden müssen Transparenz darüber haben, welche Kommunikationskanäle und Ablagesysteme für welchen Zweck zu nutzen sind – und sich daran halten. Eine Standardisierung mit Collaboration Tools kann hier helfen, die verschiedenen Optionen an zentraler Stelle zu bündeln.
  • Die richtige Kommunikation im Team: Insbesondere dann, wenn sich die Mitarbeitenden nicht jeden Tag sehen, empfiehlt es sich, gezielt das Gemeinschaftsgefühl zu stärken. Hilfreich in dieser Hinsicht sind unter anderem Telefon- und Videokonferenzen im Team wie auch kleine Gesten. Beispiele sind eine morgendliche Begrüßung im Chat und die Frage nach dem Wohlbefinden des Gegenübers.
  • Arbeitsrechtliche Bestimmungen: Vorschriften zu Pausenzeiten und maximalen Arbeitszeiten sind auch bei der Arbeit zu Hause einzuhalten (siehe dazu unter anderem ArbZG § 4).

EUGH-Urteil zur Arbeitszeit stößt zusätzliche Homeoffice-Voraussetzungen an
Das 2019 gefällte EUGH-Urteil zur Arbeitszeit bringt einige Verpflichtungen für Unternehmen und Organisationen mit sich. Dazu finden Sie im Folgenden wichtigsten Fragen zur Zeiterfassung laut Gesetz und Arbeitsschutz zusammengefasst:

Ab wann ist die Zeiterfassung per Gesetz vorgeschrieben?
Zuvor gab es für Arbeitgeber keine Zeiterfassungspflicht für Arbeitszeiten von bis zu acht Stunden. Mit dem EUGH-Urteil ist die Arbeitszeit nun vollständig zu erfassen, also ab Aufnahme der Tätigkeit. Dies schließt vorbereitende Schritte mit ein.

Wie sind die Arbeitszeiten zu erfassen?
Die Erfassungssysteme müssen einige Kriterien nach Vorgaben des Gerichtshofs erfüllen im Hinblick auf

  • Verlässlichkeit
  • Objektivität
  • Zugänglichkeit für Mitarbeitende, Arbeitgeber sowie zur Kontrolle befugte Instanzen.

Die Arbeitszeiterfassung muss folgende Informationen enthalten:

  • Tägliche und wöchentliche Arbeitsstunden
  • Verteilung der Arbeitsstunden
  • Beginn und Ende der Arbeitszeit.

Dabei gilt: Auch wenn Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten selbst dokumentieren, sind Arbeitgeber in der Pflicht,

  • die Angaben auf ihre Richtigkeit zu überprüfen
  • die Weiterarbeit nach Beendigung der Arbeitszeiterfassung zu unterbringen.

Was gehört zur Arbeitszeit, die zu erfassen ist?
Die rechtlich korrekte Arbeitszeiterfassung betrifft alle Arbeitszeiten und Bereitschaftszeiten. Bei der Arbeit im Homeoffice zählt auch die sogenannte Rüstzeit zur Arbeitszeit, also zum Beispiel das Hoch- und Herunterfahren des Computers und die Vorbereitung von Arbeitsmitteln. Unterbrechungen der Arbeit hingegen zählen nicht zur Arbeitszeit.

Wann muss nach EUGH-Urteil die Arbeitszeit spätestens erfasst werden?
Um die Verlässlichkeit der Zeiterfassung – gerade bei flexiblen Arbeitszeiten – zu gewährleisten, sind alle Arbeitszeiten zeitnah zu dokumentieren. Mitarbeitende, die im Homeoffice arbeiten, sollten dies unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von einer Woche umsetzen.

Homeoffice: Voraussetzungen erfüllen für Erleichterungen auf beiden Seiten
Unternehmen und Organisationen als Arbeitgeber wie auch Mitarbeitende profitieren von zahlreichen Vorteilen, wenn für alle Homeoffice-Voraussetzungen sorgfältig vorhanden sind. Es gilt insbesondere, die richtige technische Ausstattung sowie Richtlinien zur Kommunikation und zum EUGH-Urteil zur Arbeitszeit zu gewährleisten. Mit diesen Erfolgsfaktoren können Unternehmen und Mitarbeitende problemlos die Arbeit im Homeoffice einrichten und langfristig von den Vorteilen profitieren.

 

Augsburg, 16.06.2020
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT