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30.04.2020 | DIGITALISIERUNG

Das Thema Digitalisierung und Automatisierung ist längst nicht mehr auf Unternehmensbereiche wie Fertigung und Lagerung beschränkt. Insbesondere im Bereich der Buchhaltung nehmen mit dem Fortschritt die Möglichkeiten für enorme Arbeitserleichterungen zu. In diesem Beitrag lesen Sie, vor welchen Herausforderungen Unternehmen in diesem Bereich häufig stehen und welche Rolle dabei die Rechnungslegung und Pflichtangaben auf jeder Rechnung einnehmen. Zudem erfahren Sie, welche Hürden Sie nehmen müssen, wenn Sie die digitale Buchhaltung und insbesondere die elektronische Rechnungslegung in Ihrem Unternehmen realisieren möchten.

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Buchhaltung digitalisieren: Die Details sind entscheidend

Wenn Unternehmen ihre Buchhaltung digitalisieren, profitieren sie letztendlich doppelt. Denn erstens sinken sowohl die Material- als auch die Arbeitskosten: So können sich die laufenden Kosten um circa 70 Prozent reduzieren. Zweitens verringert sich der notwendige Zeitaufwand für diese Routinearbeit beispielsweise dadurch, dass alle relevanten Unterlagen zentral verfügbar sind. Auf diese Weise werden bei den Angestellten wiederum Kapazitäten frei, die sie für wichtigere, nicht automatisierbare Themen einbringen können.

Für eine erfolgreiche Umsetzung erfordert die Digitalisierung in der Buchhaltung allerdings umso mehr Aufmerksamkeit: Eine umfangreiche Planung und eine auf das Unternehmen genau abgestimmte Umsetzung sind entscheidend. Denn nur so lassen sich unnötige Zusatzkosten vermeiden. Dies betrifft zum einen die vielseitigen Aufgaben in der Buchhaltung, zum anderen auch die unternehmensinterne IT-Ausstattung: Schließlich können bereits kleine Unsauberkeiten im Hinblick auf das Betriebsergebnis enorme Auswirkungen haben.

Deshalb ist zum Beispiel vorab zu prüfen, welche Aufgaben in der Buchhaltung mit einer einheitlichen Softwarelösung im Unternehmen abzudecken sind, welche Funktionen lediglich optional sind und welche Aspekte nicht notwendig sind. Bei der finalen Softwareauswahl sollten Sie zudem prüfen, ob es einen zuverlässigen Support gibt und wie aufwendig regelmäßige Updates und Datenbank-Aktualisierungen sind. Dieser Aufwand fällt beispielsweise dann sehr hoch aus, wenn die Software über Schnittstellen oder Konnektoren Daten aus anderer, womöglich selbstprogrammierter Software bezieht.

Klassische Herausforderungen für Unternehmen, die ihre Buchhaltung digitalisieren

Darüber hinaus stellt die Digitalisierung im Rechnungswesen an sich die Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen. Das gilt sowohl für eingehende als auch für ausgehende Rechnungen.

Eingehende Rechnungen

Erfahrungsgemäß liegen im Bereich des Rechnungseingangs die größten Potenziale durch Automatisierung brach. Gründe hierfür können sein:

  • Form der Rechnungen: Je nach Digitalisierungsgrad des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt, kann es sich um Papier- oder elektronische Rechnungen handeln. Formatbrüche und der Aufwand, Papier- und elektronische Rechnungen in das jeweils andere Format zu umzuwandeln, können in beiden Fällen die Arbeitsprozesse verlangsamen.
  • Prüfen und Zuordnen von Bestellungen und Rechnungen: Für die Freigabe und eine fristgerechte Bezahlung nach Rechnungslegung ist die Bestätigung notwendig, dass alle Angaben korrekt sind, und sich die Rechnung auf eine vorliegende Bestellung bezieht.
  • Archivieren und Ablegen in eigenständigen Systemen: Nach wie vor scannen viele Unternehmen Papierrechnungen ein und archivieren sie elektronisch, und viele elektronische Rechnungen werden ausgedruckt und manuell abgelegt.

Ausgehende Rechnungen

Verschiedene Problemstellungen können die Rechnungslegung unnötig verlängern. Drei wichtige Aspekte hierbei sind:

  • Vollständigkeit aller Angaben: Die Pflichtangaben auf der Rechnung regelt das Gesetz, etwa in 14 UStG. Zwar verwenden die meisten Unternehmen zumindest eine Rechnungsvorlage zur Rechnungslegung. Entsprechend essenziell ist aber eine abschließende Prüfung aller relevanten Angaben.
  • Prozess der Rechnungslegung: Bevor Rechnungen gestellt werden können, müssen diese oft einen komplexen Freigabeworkflow durchlaufen. Dieser Workflow lässt sich elektronisch deutlich schneller abwickeln, beispielsweise mit einer Freigabe durch Weiterschieben oder durch elektronische Signaturen.
  • Zahlungseingänge zuordnen: Für die Zuordnung der Zahlungseingänge beim Rechnungsempfänger ist der Abgleich mit Bankauszügen unumgänglich. Einer der wichtigsten Schritte bei der Digitalisierung der Buchhaltung besteht daher erstens in der eindeutigen Kennzeichnung jeder Rechnung mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer. Zweitens muss das System die zugehörige Zahlung identifizieren können. Eine entsprechend eingerichtete Bankauszugsverbuchung ist dabei hilfreich.

Digitale Buchhaltung muss rechtliche Anforderungen erfüllen

Ob nun bei den Pflichtangaben auf der Rechnung, bei der Rechnungslegung an sich oder die Aufgaben in der Buchhaltung allgemein: Es gelten umfangreiche steuer- und handelsrechtliche Anforderungen, die unabhängig vom Digitalisierungsgrad des Unternehmens zu erfüllen sind. Umso schwieriger ist es, Veränderungen in bislang bewährten Arbeitsabläufen umzusetzen, weshalb eine detaillierte Planung und das Einbeziehen aller unternehmensspezifischen Bedarfe notwendig ist. Wie dies gelingt, erfahren Sie anhand vieler Best Practices bei der eintägigen Fachtagung Elektronische Buchhaltung: Sicher im Steuer- und Handelsrecht.

Enorme Potenziale hinsichtlich Kosten und Arbeitsaufwand 

Junges Team von zwei Frauen und einem Mann schauen auf einen Bildschirm an einer Working Station
Wenn Sie die Buchhaltung digitalisieren und Arbeitsprozesse vereinfachen wollen, müssen Sie alle Mitarbeitenden an Bord holen. (Bild: © opolja  / stock.adobe.com)

Der Weg zu einer vollständig digitalen Buchhaltung kann sehr langwierig erscheinen – doch eine gute Strukturierung der Prozesse, Workflows und Anforderungen vermeidet teure Nachbesserungskosten. Wenn die Abwicklung der Aufgaben in der Buchhaltung etwa komplett analog erfolgt und derzeit noch nahezu keine Technik zum Einsatz kommt, ist das effektive Einsparpotenzial bei der digitalen Abwicklung enorm. Bei einer Umstellung von papiergebundener Arbeit hin zu einer vollständig digitalen Buchhaltung können sich die möglichen Einsparungen durch die Digitalisierung auf 30 bis 40 Prozent belaufen.

Die Buchhaltung zu digitalisieren bedeutet, die Mitarbeitenden einzubeziehen

Insbesondere im Bereich der Digitalisierung herrscht bei vielen nach wie vor große Verunsicherung hinsichtlich der eigenen Jobsicherheit. Nicht ohne Grund geht laut einer Umfrage jede vierte berufstätige Person davon aus, dass bereits im kommenden Jahrzehnt die Chancen auf Erhalt oder Verbesserung des Arbeitsplatzes tendenziell sinken werden.

Entsprechend wichtig ist es, die neuen Möglichkeiten durch den technischen Fortschritt auch in Bezug auf neue Buchhaltungssoftware et cetera aus der Perspektive der Mitarbeitenden zu bewerten. Dies ist ein unverzichtbarer Schritt:

  • Es sind die Mitarbeitenden, die die unternehmensinternen Abläufe am besten kennen und Optimierungspunkte aufzeigen können.
  • Die richtigen Maßnahmen bei der Digitalisierung der Buchhaltung bedeuten vor allen Dingen enorme Arbeitserleichterungen für die Mitarbeitenden – und nicht Kündigungen per se. So werden zuvor unnötig blockierte Ressourcen werden für andere Tätigkeiten frei.
  • Die richtige interne Kommunikation macht einen entscheidenden Unterschied, wie die Belegschaft ein Digitalisierungsprojekt annimmt und sich in die Umsetzung einbringt.

So machen Sie die digitale Buchhaltung zukunftsfähig: Tipps und Vorteile

Die digitale Buchhaltung und entsprechende Standardisierungen erhalten nicht nur aus Gründen der Prozessoptimierung immer mehr Einzug in den Unternehmensalltag. Denn nach den Plänen der EU-Kommission soll sie zum Standard werden – und zwar europaweit und noch in diesem Jahr – zunächst im Bereich der öffentlichen Hand (Stichwort: E-Rechnungsverordnung).

Neben diesen Regulierungen gilt es jedoch noch weitere Punkte zu beachten, damit Sie Ihre Buchhaltung nicht nur digitalisieren, sondern auch zukunftsfähig machen.

1. Definieren Sie einheitliche Standards für alle Bereiche der digitalen Buchhaltung.

Einer der wohl größten Vorteile einer digitalen Buchhaltung ist, dass alle notwendigen Dokumente und digitalen Belege jederzeit verfügbar sind und Mitarbeitende darauf zugreifen können. Um allerdings sowohl die Verfügbarkeit also auch den Überblick zu gewährleisten, sind einheitliche Nomenklaturen und Arbeitsweisen erfolgsentscheidend. Definieren Sie also Standards für das Benennen und Abarbeiten in allen Bereichen. Sollten bereits welche vorliegen, aktualisieren Sie sie gegebenenfalls nach Bedarf, wenn Sie die Digitalisierung der Buchhaltung vorantreiben. Durch eine entsprechende Verschlagwortung lassen sich Dokumente im digitalen Archiv schneller finden als Kisten zu suchen und zu „durchwühlen“.

2. Halten Sie die Sicherheitsvorkehrungen auf dem neuesten Stand.

Damit die Vorteile einer digitalen Buchhaltung tatsächlich zum Tragen kommen können, muss auch die technische Grundlage vorhanden und die IT-Sicherheit gewährleistet sein. Laut einer Erhebung zum Thema Unternehmensnetzwerk haben sich beispielsweise nur etwa 49 Prozent der Unternehmen so gut wie möglich auf IT-Angriffe vorbereitet. Insofern lohnt sich auch hier die Definition zentralisierter und rollenbasierter Richtlinien. Diese tragen unter anderem dazu bei, dass Unternehmen aus Datenschutzsicht problematische Vorgänge schneller entdecken und beheben können.

3. Behalten Sie rechtliche Neuerungen im Auge.

Gerade bei der Rechnungslegung sind sowohl nationale als auch europäische Vorschriften zu berücksichtigen. Aufgrund der sich wandelnden Handelsbeziehungen einerseits und dem technischen Fortschritt andererseits können sich die Vorschriften jederzeit ändern. Deshalb gilt es im Zuge der Digitalisierung der Buchhaltung umso mehr, flexibel auf Neuerungen zu reagieren und diese zeitnah umzusetzen. So ist ZUGFeRD 2.1 seit 24.03.2020 mit dem französischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung „Factur-X 1.0“ vollständig kompatibel und technisch identisch.

Die Digitalisierung der Buchhaltung gezielt angehen

Die Zukunft ist digital – nicht nur für die Rechnungslegung, sondern für alle Aufgaben der Buchhaltung. Zwar muss am Ende des Weges nicht zwangsläufig das papierlose Büro stehen. Dennoch entstehen enorme Arbeitserleichterungen, wenn Unternehmen ihre Buchhaltung automatisieren: jeweils mit den passenden Maßnahmen und unter Berücksichtigung der hier aufgeführten Punkte.


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Augsburg, 30.04.2020
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT