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Neuigkeiten & Fachwissen
26.03.2020 | DIGITALISIERUNG

Die Digitalisierung sorgt für die Optimierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen – auch im Rechnungswesen. Die digitale Buchhaltung ist auf dem Vormarsch und soll nach den Plänen der EU-Kommission im Bereich der öffentlichen Hand in diesem Jahr zum europäischen Standard werden. Die Umsetzung bringt auch Herausforderungen mit sich, vor allem was die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) betrifft. Hier erfahren Sie, wie Sie elektronische Rechnungen GoBD-konform versenden und archivieren und wie Sie von digitaler Buchhaltung profitieren.

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Vorteile elektronischer Rechnungen
Seit 2011 sind elektronische Rechnungen solchen in Papierform formal gleichgestellt. Immer mehr Unternehmen digitalisieren ihre Buchhaltung und stellen auf elektronische Rechnungen um. Aus gutem Grund – denn

  • Die Kosten sind geringer. Es muss kein Papier, kein Porto, keine Druckertinte bezahlt werden.
  • Elektronische Rechnungen sind direkt und in Echtzeit in allen Unternehmensbereichen verfügbar und durch Indexierungssysteme schnell auffindbar. Dies bringt Vorteile bei Rückfragen oder wenn Sachverhalte recherchiert werden müssen.
  • Elektronische Rechnungen können schneller versendet – und damit auch bezahlt werden. Dies wiederum ergibt Vorteile bei der Liquidität und in puncto Zinsen.
  • Lagerfläche wird frei, da Belege und Rechnungen nicht mehr in Papierform archiviert werden müssen.

Digitale Buchhaltung Aktenordner beiseiteschieben
Digitale Buchhaltung kann auf schwere Aktenordner verzichten (Bild: © Andrey Popov / stock.adobe.com)

Elektronische Rechnungen: Diese Kriterien müssen erfüllt sein

Elektronische Rechnungen müssen für den Vorsteuerabzug bestimmte Voraussetzungen erfüllen:

  1. Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Rechnung: Hierfür gibt es keine konkreten Vorgaben. Es reicht zum Beispiel, die elektronische Rechnung in die AGB aufzunehmen. Ebenso ausreichend ist es, wenn die Zustimmung nachträglich oder stillschweigend (etwa durch Bezahlung der Rechnung) gewährt wird.
  2. Elektronische Rechnungen müssen in elektronischem Format ausgestellt, verschickt, empfangen und verarbeitet werden.
  3. Die elektronische Rechnung muss für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich sein.
  4. Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit: Der Empfänger muss die Echtheit der Herkunft garantieren, zum Beispiel durch innerbetriebliche Kontrollverfahren, eine qualifizierte elektronische Signatur oder EDI-Verfahren.
  5. Übliche Pflichtangaben einer Rechnung wie Steuernummer, das Ausstellungsdatum oder die Anschrift des leistenden Unternehmens.

Verbindlicher Standard in der öffentlichen Verwaltung: XRechnung und ZUGFeRD

Die XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das aktuell als Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber etabliert wird. Die Standardisierung gewährleistet, dass elektronische Rechnungen bundesweit einheitlich versendet, verbucht und archiviert werden können. Neben XRechnung bietet sich auch das ZUGFeRD-Format zur elektronischen Rechnungsstellung an. Dieses Hybrid-Format geht über ein reines XML-Format hinaus, indem es die Rechnungsdaten in ein PDF-Dokument integriert.
Spätestens bis April 2020 müssen alle elektronischen Rechnungen, die an öffentliche Stellen versandt werden, den Standard XRechnung beziehungsweise ZUGFeRD erfüllen. Wie Sie diese Buchhaltungsprozesse sowohl rechtlich korrekt als auch effizient einsetzen, erfahren Sie in kompakter Form in unserer eintägigen Fachtagung Elektronische Buchhaltung: Sicher im Steuer- und Handelsrecht.

GoBD: Geltung für analoge und digitale Buchhaltung
Ganz gleich, ob Sie Ihre Buchhaltung schon digital abwickeln, vielleicht sogar auf XRechnung oder ZUGFeRD umgestellt haben oder ob Sie alle Rechnungen und Belege noch in Papierform versenden und archivieren: Die GoBD gilt in allen Fällen. Welche steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben Sie bei der elektronischer Rechnungsstellung beachten müssen, erfahren Sie auch im eintägigen Seminar Elektronische Rechnungen 2020.

Bei der GoBD handelt es sich um eine Verwaltungsvorschrift, die bestimmte Kriterien für die Buchhaltung und Buchführung festlegt. Zum 01. Januar 2020 trat eine Neufassung in Kraft, das entsprechende Schreiben wurde Ende vergangenen Jahres versandt. Entscheidend: Der Steuerpflichtige – also beispielsweise ein Unternehmen, das eine Rechnung stellt – ist allein dafür verantwortlich, dass die Buchführung ordnungsgemäß abgewickelt wird. Und zwar auch dann, wenn externe Dienstleister die Buchführung übernehmen oder Daten an ein Rechenzentrum ausgelagert werden.

GoBD-konforme Buchführung: Grundsätze
Die GoBD legt bestimmte Grundsätze fest, die sowohl die analoge als auch die digitale Buchführung beachten müssen:

  1. Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung: Veränderungen oder Manipulierung sind nicht zulässig.
  2. Vollständigkeit: Geschäftsvorfälle müssen vollständig und lückenlos aufgezeichnet werden.
  3. Einzelaufzeichnungspflicht und Richtigkeit: Jede Buchung und Aufzeichnung muss durch einen Beleg nachvollziehbar sein.
  4. Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Jede Buchung muss zeitnah aufgezeichnet werden – bei Kasseneinnahmen täglich, bei Waren- und Kostenrechnungen innerhalb einer Woche.
  5. Ordnung: Alle Geschäftsvorfälle müssen in Kontenfunktion so dargestellt sein, dass sie einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage ermöglichen.
  6. Unveränderbarkeit: Für die digitale Buchhaltung besteht hier die Herausforderung darin, dass alle Daten, die in den Prozess eingefügt wurden, unveränderlich bleiben. Wird etwas überschrieben, gelöscht oder geändert, so muss das kenntlich gemacht werden und nachvollziehbar bleiben. Auch ursprüngliche Daten müssen abrufbar bleiben. Zulässig sind nur Datenverarbeitungsprogramme, die dies gewährleisten.

GoBD: Datensicherheit in der digitalen Buchführung gewährleisten

Eine besondere Herausforderung bei der digitalen Buchführung stellt die Datensicherheit dar. So muss jeder Steuerpflichtige sein Datenverarbeitungssystem gegen Datenverlust schützen sowie vor Manipulationen durch unerlaubten Zugriff schützen. Da der Steuerpflichtige verantwortlich für die Einhaltung der oben genannten Grundsätze ist, hat auch er die Konsequenzen – eventuell sogar strafrechtlicher Art – zu tragen.

Digitale Buchhaltung: Nur noch eine Frage der Zeit
Experten prognostizieren: Die Umstellung auf elektronische Rechnungen und die vollständige Digitalisierung der Buchhaltung ist nur noch eine Frage der Zeit, da sie Prozesse effizienter macht, Zeit und Kosten spart. Eine gute fachliche Vorbereitung auf digitale Prozesse ist unerlässlich, damit die rechtlichen Vorgaben eingehalten werden können.

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Augsburg, 26.03.2020
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT