Überwachung durch den Arbeitgeber, der Umgang mit sensiblen Arbeitnehmerdaten zu Gesundheit oder ethnischer Herkunft, die langfristige Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen – wenn solche datenschutzrechtlichen Problemstellungen in Unternehmen zur Sprache kommen, schrillen häufig die Alarmglocken. Seit die Vorschriften der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gelten, herrscht viel Verunsicherung im Umgang mit personenbezogenen Daten und die Meinungen zum rechtssicheren Lösungsansatz gehen unter Personalern, Geschäftsführern und Betriebsräten häufig auseinander.
Am 13.09.2018 kommen Leiter und Mitarbeiter in Personalabteilungen, Arbeitgeber und Datenschutzbeauftragte auf das Seminar Der neue Beschäftigtendatenschutz nach München. Sie wollen endlich Klarheit in das Gewirr von Vorschriften und diversen Handlungsempfehlungen bekommen, damit Arbeitnehmerdaten in ihren Unternehmen zukünftig datenschutzkonform verarbeitet werden.
Die Referentin Jennifer Klett – Rechtsanwältin, Fachanwältin für IT-Recht und Datenschutzbeauftragte – erläutert zunächst die allgemeinen Grundsätze des Datenschutzrechts und geht anschließend auf die Datenverarbeitung im Arbeitsverhältnis ein. Bei folgenden Fragen herrscht große Unsicherheit unter den Teilnehmern:
Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen aufbewahrt werden?
Frau Klett weist hier auf das Zweckbindungsgebot aus Art. 5 Absatz 1b) DS-GVO hin. Hier wird geregelt, dass personenbezogene Daten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und verarbeitet werden. Wenn ein Bewerber abgelehnt wird, fällt der Zweck dieser Datenverarbeitung eigentlich weg. Generell ist eine Aufbewahrung von sechs bis acht Monaten in der Praxis anerkannt. Zudem darf nicht vergessen werden, dass Bewerber schon im Rahmen einer Stellenausschreibung über die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten informiert werden müssen. Sobald personenbezogene Daten erhoben werden, müssen Unternehmen den Bewerbern die in Art. 13 DS-GVO genannten Informationen mitteilen. Neben der Dauer der Speicherung fallen darunter u. a. auch die Kontaktdaten des Verantwortlichen oder die Zwecke der Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Dies kann auf einem Bewerberportal bspw. über einen Link geschehen, der zu den notwendigen Informationen auf der Webseite führt.
Welche Inhalte gehören in die Personalakte?
Als unstrittig werden u. a. die Stammdaten des Arbeitnehmers, dessen Bewerbungsunterlagen, sein Arbeitsvertrag oder Fehlzeiten und Urlaubsanträge angesehen. Diese Daten und Unterlagen gehören zweifellos in die Personalakte. Doch wie sieht es mit den besonderen Arten personenbezogener Daten aus Art. 9 Abs. 1 DS-GVO aus, zu denen u. a. Gesundheitsdaten gehören? Diese werden zwar ebenfalls in Personalakten gespeichert, müssen aber besonders geschützt werden. Unter Umständen ist es sogar notwendig, solche Daten getrennt von der „Hauptakte“ aufzubewahren. Unterlagen aus Rechtsstreitigkeiten oder Befunde des Betriebsarztes gehören nicht in die Personalakte. Arbeitnehmer können jederzeit Einsichtnahme in die eigene Personalakte verlangen. Das Einsichtsrecht ist höchstpersönlich. Der Arbeitnehmer kann Kopien von der Akte anfertigen, aber es dürfen keine Inhalte entfernt werden. Unter Umständen kann ein Mitglied des Betriebsrates hinzugezogen werden.
Wie kann die Nutzung betrieblicher Kommunikationsmittel im Unternehmen sinnvoll geregelt werden?
In der modernen Arbeitswelt wird Briefpost immer mehr durch E-Mail-Kommunikation ersetzt. Wenn Briefe an das Unternehmen adressiert sind, dürfen sie vom Arbeitgeber gelesen werden. Wenn E-Mail-Accounts jedoch privat genutzt werden dürfen, dann sind private und dienstliche E-Mails untrennbar. In diesem Fall fällt der komplette E-Mail-Verkehr unter das Fernmeldegeheimnis (§ 88 Telekommunikationsgesetz), der Arbeitgeber ist im Gegensatz zur normalen Briefpost eingeschränkt und darf auch bei dringenden Angelegenheiten (z. B. bei Krankheit des Arbeitnehmers) nicht in das E-Mail-Postfach schauen. Durch freiwillige Einwilligungen der Mitarbeiter oder in einer Betriebsvereinbarung können die datenschutzrechtlichen Befugnisse des Arbeitnehmers aber auch bei erlaubter Privatnutzung erweitert werden. Frau Klett empfiehlt, den Rahmen der Privatnutzung im Unternehmen eindeutig zu regeln, am besten durch eine Kombination aus Betriebsvereinbarung und Einwilligung. Dabei ist es sinnvoll, die Privatnutzung grundsätzlich zu verbieten und nur für die Informationsbeschaffung zu erlauben. Dann ist die private Nutzung von E-Mails, Sozialen Netzwerken oder Chats weiterhin ausgeschlossen und das Telekommunikationsgesetz findet keine Anwendung.
Fazit
Frau Klett gelingt es, die unterschiedlichen Teilnehmer mit und ohne datenschutzrechtlichem Vorwissen in ein Boot zu holen. Sie erklärt nicht nur die rechtlichen Vorgaben, sondern geht intensiv auf die Fragen und Problemstellungen der Teilnehmer ein. Zusammen werden Lösungsansätze diskutiert und damit Empfehlungen für die Umsetzung in den betrieblichen Alltag erarbeitet. Am Ende des Seminars hat Frau Klett den Teilnehmern ihre Verunsicherung genommen und alle gehen mit vielen wertvollen Tipps nach Hause.
Alle Informationen Veranstaltungstermine des Seminars sind unter www.akademie-herkert.de/7424 zu finden.
Merching, den 18.09.2018 Theresa Baur, Produktmanagement AKADEMIE HERKERT
