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16.08.2023 | PERSONAL, AUSBILDUNG & RECHT

Auch im Bereich HR macht die Digitalisierung nicht halt. Verantwortliche im Personalmanagement können sich mithilfe des digitalen Wandels die tägliche Arbeit erleichtern. Gleichzeitig bringt die Digitalisierung im HR neue Herausforderungen für Unternehmen mit sich, wie aktuelle Studien belegen. Welche Prozesse sollten Unternehmen im Rahmen der HR Digitalisierung optimieren und welche Kompetenzen müssen Personalverantwortliche jetzt mitbringen?

HR Digitalisierung Forum Verlag Herkert GmbH

Durch die HR Digitalisierung wird ein neues und modernes Personalmanagement möglich. Das erfordert jedoch neue Kompetenzen und eine Umstrukturierung bisheriger HR-Prozesse. (Bild: © printartist – stock.adobe.com)

Inhaltsverzeichnis

  1. Was bedeutet HR Digitalisierung? – Definition
  2. Warum ist Digitalisierung im HR wichtig?
  3. Weiterbildungen für Personalverantwortliche
  4. HR Digitalisierung: Studie und Trends
  5. Welche HR Prozesse kann man digitalisieren?
  6. Herausforderungen HR Digitalisierung

Was bedeutet HR Digitalisierung? – Definition

Der Begriff „HR Digitalisierung“ meint den steigenden Einfluss der Digitalisierung auf verschiedene Aufgabenbereiche des Personalmanagements (HR). Hierzu gehört insbesondere die Nutzung digitaler Technologien wie Software, Social Media und Künstliche Intelligenz (KI), z. B. für das Recruiting, das Unterzeichnen von Verträgen oder die Verwaltung interner Personalakten. Es gibt also unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten, in denen die Digitalisierung das Personalmanagement ergänzen kann.

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Warum ist Digitalisierung im HR wichtig?

Die HR Digitalisierung ist wichtig, da sich durch die zunehmend digitale Arbeitswelt auch das Personalwesen verändert. Stellenanzeigen werden nicht mehr vorrangig in Zeitungen aufgegeben, sondern auch in sozialen Netzwerken veröffentlicht. Bewerbungsgespräche werden immer häufiger digital durchgeführt usw. So hilft die Digitalisierung nicht nur dabei, Arbeitsprozesse zu optimieren und Zeit für andere Aufgaben zu haben. Sie ist auch dringend notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Arbeitgeberattraktivität des Unternehmens aufrecht zu erhalten.

Das Personalwesen spielt in diesem Zusammenhang eine besonders wichtige Rolle, da es als Schnittstelle zwischen Belegschaft und Geschäftsführung fungiert. Die Veränderungen der Digitalisierung haben einen tiefgreifenden Einfluss auf alle Beschäftigten im Unternehmen, weshalb Angestellte im HR-Management besonders stark am Fortschritt der digitalen Transformation des Unternehmens beteiligt sind. Sie tragen somit auf vielfältige Weise zum Unternehmenserfolg bei.

Voraussetzung für eine gelungene HR Digitalisierung ist die gezielte Erweiterung der Kompetenzen, um diesem wachsenden Verantwortungsbereich gerecht zu werden, etwa im Rahmen beruflicher Weiterbildungen.

HR Digitalisierung: Weiterbildung für Personalverantwortliche

Durch die Digitalisierung eröffnen sich enorme Potenziale im HR-Management – und mit dem richtigen Know-how können alle Unternehmen von diesen Potenziale profitieren.

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BIsher ist die Studienlage zur Digitalisierung im HR noch vergleichsweise dünn. Es gibt jedoch Untersuchungen wie die Benchmarking-Studie zum Digitalisierungsgrad von HR, die den derzeitigen Fortschritt der HR Digitalisierung im Sommer 2022 untersuchte.

Hier einige wichtige Erkenntnisse der Studie:

  • Operative HR-Verantwortliche ohne Führungsverantwortung erkennen eine noch höhere Relevanz der Digitalisierung als Personalleitungen und Führungskräfte im HR.
  • Je größer das Unternehmen, desto relevanter wird die HR Digitalisierung bewertet.
  • 78 % der Befragten nutzen neue Technologien, um bestehende HR-Prozesse zu automatisieren und so zu vereinfachen.
  • Gleichzeitig besitzen nur 20 % der Befragten bereits eine klar definierte HR-Digitalisierungsstrategie.
  • Deutlich weniger als die Hälfte hat bislang ihre traditionellen HR-Prozesse bzgl. der Digitalisierung neu konzipiert und aufgesetzt.
  • Den höchsten Digitalisierungsgrad sehen die Befragten im Recruiting und der Personalauswahl, am wenigstens profitiert derzeit die strategische Personalplanung von der Digitalisierung.

Ein aktueller Trend der HR Digitalisierung: Künstliche Intelligenz (KI). Die Deutsche Gesellschaft für Personalführung veröffentlichte im Dezember 2022 eine Studie zum derzeitigen Einsatz von KI im Personalwesen.  Dabei kamen u. a. folgende Ergebnisse zu Tage:

  • Bislang wird KI sehr selten im HR genutzt. Nur 3 % der befragten Unternehmen gaben an, KI im HR-Management erprobt und teils eingesetzt zu haben.
  • Allerdings erwarte 93 % der Befragten positive Effekte von KI im Personalwesen.
  • Funktionen von KI, die bereits für HR-Bereiche genutzt werden, sind:
    • Spracherkennung (38 %)
    • Bildanalyse (36 %)
    • Natural Language Processing und Textanalyse (31 %)

Die derzeitige Studienlage zeigt, dass die HR Digitalisierung zwar erste Schritte geht, jedoch oftmals noch nicht relevant weit ausgeprägt ist. Vielen Unternehmen fehlen oftmals die personellen oder technischen Ressourcen, um die Digitalisierung ihres Personalwesens aktiv voranzutreiben. Dabei können im HR sehr viele Prozesse digitalisiert werden.

Welche HR Prozesse kann man digitalisieren?

Digitale Tools können auf vielfältige Weise für die tägliche Arbeit im Personalwesen genutzt werden. Mögliche Anwendungsbereiche sind:

  • Recruiting und Personalgewinnung
  • Personalverwaltung
  • Personalentwicklung
  • Personalcontrolling (digitale Buchhaltung)
  • Schicht- und Einsatzplanung
  • Performance Management

Der Bundesverband der Personalmanager (BPM) definiert in seinem Abschlusspapier „Personalmanagement 4.0“ sieben zentrale Handlungsfelder, in denen Unternehmen ihre HR-Prozesse digitalisieren sollten:

  • Führung
  • Big Data
  • Arbeitsrecht
  • Partizipation
  • Qualifizierung
  • Arbeitsorganisation
  • Psychosoziale Gesundheit

So finden beispielsweise neue Recruiting- und Personalmarketing-Lösungen in den Unternehmen immer häufiger Anwendung. Hierzu gehört u. a. das Social Recruiting, also die Personalgewinnung über soziale Netzwerke, und der Einsatz von KI im Recruiting. Auch Bewerbungsgespräche können digital durchgeführt werden. Worauf Personalverantwortliche und Bewerbende hierbei achten sollten, lesen sie im Beitrag „Virtuelles Vorstellungsgespräch: Tipps zur Vorbereitung“.

Mit den neuen Wegen der HR Digitalisierung verändern sich auch die konkreten Aufgaben, die mit der Personalbeschaffung zusammenhängen. Dazu zählt beispielsweise die Pflege der professionellen Webauftritte in den klassischen sozialen Medien, auf beruflich genutzten Netzwerkplattformen sowie Bewertungsportalen. Das bringt neue Herausforderungen für Beschäftigte im HR-Management mit sich.

Herausforderungen HR Digitalisierung

HR-Manager und -Managerinnen müssen sich mit einem grundlegend neuen Verständnis ihrer eigenen Rolle auseinandersetzen. Bevor der Einfluss der Digitalisierung auf das Personalwesen so stark wurde, ging es bei der Personalarbeit vorrangig um Verwaltungstätigkeiten. Dieses Bild trifft jedoch längst nicht mehr zu.

Vielmehr eröffnet die Digitalisierung im Personalwesen Aufgaben und Wirkungsmöglichkeiten als

  • Gestalter bzw. Gestalterin – im gesamten digitalen Transformationsprozess, den sie abteilungsübergreifend begleiten.
  • Sparringspartner bzw. -partnerin – insbesondere für Führungskräfte, denen sie eine wertvolle Hilfestellung im Hinblick auf Führung 4.0 geben.
  • essenzielle Schnittstelle – zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden gleichermaßen, da diese an Neuerungen teilhaben und sich einbringen.

Neben diesen neuen Tätigkeitsfeldern bleiben selbstverständlich auch klassische Personalwesen-Aufgaben erhalten. Folgende Tätigkeitsfelder sind im Rahmen der HR Digitalisierung weiterhin von Bedeutung:

  • Personalbeschaffung, -marketing und Recruiting
  • HR Risikomanagement
  • modernes Personalmanagement sowie Personalentwicklung
  • Arbeitsrecht allgemein
  • Personalcontrolling

Hinzu kommen Vorgaben des Datenschutzes, wenn die digitalen Tools personenbezogene Daten verarbeiten. Für all diese Bereiche sind neue Kompetenzen erforderlich, um beispielsweise spezifische Personalmanagement-Software implementieren und punktgenau einsetzen zu können.

HR Digitalisierung: 5 Tipps für Personalverantwortliche

Durch die notwendige Erweiterung ihrer Kompetenzen bringen Verantwortliche im Personalmanagement teils auch Elemente des Change Managements in ihre Rolle mit ein. Um es ihnen zu erleichtern, die Möglichkeiten auszuschöpfen, die sich im Personalmanagement durch die Digitalisierung ergeben, haben wir im Folgenden fünf Tipps zusammengestellt.

1. Veränderungen ermöglichen und vorantreiben

Natürlich können Veränderungen den Arbeitsaufwand kurzfristig erhöhen, insbesondere in den Planungs- und Übergangsphasen. Auch stetige Neuerungen bei den rechtlichen Anforderungen verlangen nach einer regelmäßigen Weiterbildung im Personalwesen. Jedoch handelt es sich dabei um zeitgemäße Investitionen in die Zukunft und in den Erfolg des Unternehmens.

Ein interessantes Beispiel ist die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle, denn sie

  • berücksichtigen individuelle Bedürfnisse und Lebensumstände sowie Vorgaben zur Arbeitsorganisation
  • ermöglichen den Mitarbeitenden eine gesunde Balance aus Arbeitszeit und Privatleben
  • fördern das Employer Branding und steigern die Attraktivität von Stellenanzeigen
  • sind ein wichtiges Entscheidungskriterium im Wettbewerb um Fachkräfte.

Das Schaffen neuer Möglichkeiten ist eine wichtige Aufgabe im Personalwesen, wobei Arbeitsrecht und unternehmensinterne Vorgaben stets zu berücksichtigen sind.

2. Neue Chancen erkennen und ergreifen

Durch passende Personalmanagement-Software schaffen Unternehmen Ressourcen für andere Aufgabenfelder. Denn Kreativität und Erfahrungsschatz sind auch im Zuge der HR Digitalisierung nicht zu ersetzen. Die Automatisierung von Routineprozessen kann Kapazitäten für andere wertschöpfende Personalmanagement-Aufgaben freimachen. Dabei geht es beispielsweise darum, Big Data und analytische sowie soziale Kompetenzen korrekt zu verbinden.

Kennzahlen eignen sich nicht als alleinige Basis, um Entscheidungen zu treffen, denn diese benötigen Erfahrungswerte, Verantwortung und Intuition.

3. Organizational Health gezielt fördern

In der HR Digitalisierung geht es verstärkt um die enge Zusammenarbeit mit den Beschäftigten. Es gilt, die Menschen im Unternehmen auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und sie entsprechend zu unterstützen. Deshalb sollte ein Ziel in einer holistischen und nachhaltig wirksamen Gesundheitsförderung der Belegschaft bestehen.

Wichtige Punkte bei dieser Zielführung dabei sind:

  • Sensibilisierung der Führungskräfte und aller Mitarbeitenden
  • Stressmanagement und Förderung der Resilienz
  • Gefährdungsbeurteilungen zu Arbeitsplatzgestaltung und psychischen Gesundheitsrisiken
  • Methoden für richtiges Zeitmanagement und Priorisieren
  • Angebote für sportlichen Ausgleich
  • Anregungen im Hinblick auf Unternehmens-, Führungs- und Kooperationskultur.

Eine Möglichkeit zur Ergänzung sind Kampagnen für spezifische Aspekte je nach Arbeitssituation, etwa zum Thema Homeoffice. Hierbei können Tipps zur Einrichtung der Arbeitsumgebung oder gesundheitsrelevante Aspekte einfließen.

4. Auf dem neusten Stand bleiben

Die Möglichkeiten der HR Digitalisierung nehmen ständig zu. Deshalb lohnt es sich, aktuelle Neuerungen und Erkenntnisse im Blick zu behalten. Suchen Sie am besten nach passenden Ressourcen, mit denen Sie sich fortlaufenden informieren können. Gerade in der Gestaltungsrolle im Unternehmen ist es essenziell, sich regelmäßig zu informieren.

Neben passenden Weiterbildungen ist es beispielsweise sinnvoll, sich für jeden Tag 15 Minuten fest einzuplanen, um sich gezielt zu Themen rund um Digitalisierung und HR zu informieren.

 

5. Sich intern genau abstimmen

Einheitliche Vorgehensweisen innerhalb der Personalabteilung sind entscheidend. Unabhängig von der Teamstärke sollte der fachgerechte Umgang mit verschiedenen Sachverhalten definiert sein. So sollten z. B. bei der Umsetzung der DSGVO im Personalwesen die Aufgaben feststehen und allen bekannt sein. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass hinsichtlich Datengeheimnisse, personenbezogene Daten sowie technische Schutzmaßnahmen die notwendigen Schritte vollständig und korrekt erfolgen. 

Augsburg, 16.08.2023
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT

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