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27.08.2020 | DIGITALISIERUNG

Arbeitsaufgaben, die nur indirekt mit dem Kerngeschäft zu tun haben, kosten häufig viel Zeit und bringen wenig Mehrwert. Dies gilt für alle Branchen und jedes Unternehmen kennt wohl dieses Phänomen. Auch vor dem digitalen Büro macht es nicht Halt. Die zunehmende Informationsflut stellt insbesondere für Office Manager*innen ein Problem dar, da diese nicht nur für das eigene Zeit- und Aufgabenmanagement verantwortlich sind, sondern für ganze Teams und Abteilungen. In diesem Beitrag finden Sie daher neben einer kurzen Definition zu Office Management 4.0 einige hilfreiche Ideen und Tipps für das Büro und den beruflichen Alltag. So bekommen Sie in Ihrem Unternehmen „Zeitfresser“ und „Effizienzkiller“ in den Griff.

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Was ist Office Management 4.0?

Der Aufgabenbereich von Office Manager*innen geht weit über den klassischen Sekretariatsbegriff hinaus. Denn neben Bürotätigkeiten gehören für sie beispielsweise zum geschäftlichen Alltag:

  • Organisation im Büro, von Ablagesystem über Terminkoordination bis hin zu Auftragsvergaben an externe Dienstleistungsunternehmen
  • Chefentlastung, einschließlich Erteilen von Arbeitsaufträgen und Projektkoordination (dazu unten mehr).

Damit geht selbstverständlich auch mehr Verantwortung für Office Manager*innen einher. Zudem fungieren sie als Schnittstelle zwischen den Mitarbeitenden sowie Führungskräften beziehungsweise der Unternehmens- oder Abteilungsleitung.

Im Rahmen des Office Management 4.0 stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, dieses umfassende Aufgabenfeld besser zu koordinieren – dank des technologischen Fortschritts und Neuerungen durch die Digitalisierung und das papierlose Büro. Digitale Tools und Workflows lassen sich je nach Bedarf im Unternehmen gezielt einsetzen und legen ein enormes Optimierungspotenzial frei.

Wie Sie das Zeit- und Aufgabenmanagement im Unternehmen verbessern

Geschäftsfrau an Schreibtisch arbeitet an Working Station am Schreibtisch, blickt auf den Monitor, telefoniert und lächelt

Ein erfolgreiches Office Management 4.0 macht verborgene Optimierungspotenziale beim Zeit- und Aufgabenmanagement in Teams, Abteilungen und übergreifenden administrativen Prozessen sichtbar. (Bild: © SolisImages / stock.adobe.com)

Trotz und aufgrund neuer Kommunikationswege ergeben sich jedoch auch im digitalen Büro zahlreiche Faktoren, die das Management und die Bewältigung von Aufgaben negativ beeinflussen.

Zeitmanagement und Selbstorganisation sind der erste Ansatzpunkt

Je nach konkreten Arbeitsbedingungen tun sich viele Mitarbeitende schwer, die anfallende Arbeitsmenge innerhalb der vorgegebenen Arbeitszeit unterzubringen. Im Rahmen vom persönlichen Zeitmanagement können sich Einzelne besser selbst organisieren – und bei konsequenter Anwendung das Stresslevel langfristig reduzieren. Für das eigene Zeit- und Aufgabenmanagement können Sie verschiedene Methoden nutzen. Bekannte Beispiele sind das Eisenhower- und das Pareto-Prinzip sowie die ALPEN-Methode.

Hinweis: Wichtig dabei ist, sich auf eine Basisstrategie festzulegen. Zwar können Erkenntnisse aus anderen Ansätzen eine hilfreiche Ergänzung sein, diese sollten jedoch die grundlegende Methode nicht unnötig verkomplizieren oder von der Priorisierung ablenken. Des Weiteren ist es wichtig, dass sich Mitarbeitende mit dem/der Office Manager*in zur Arbeitsauslastung abstimmen und eine sinnvolle Koordination ermöglichen.

Office Management 4.0: Erfolgreiches Aufgabenmanagement für reibungslose Büroabläufe

Denn von diesen Informationen hängt das Zeit- und Aufgabenmanagement im Sinne des Office Managements ab. Umso wertvoller ist eine kompetente Besetzung, da mit dieser entscheidenden Funktion als Schnittstelle – intern wie extern – sich nicht nur um die Belange der Mitarbeitenden kümmert. Hinzu kommen:

  • Organisation und Aufgabenmanagement für mehrere Mitarbeitende – je nach Größe des Teams, der Abteilung oder des Standorts
  • die Pflicht, die Vorgesetzten über Arbeitsstände informieren zu können
  • die Notwendigkeit, Anweisungen zu erteilen und gegebenenfalls Zuarbeiten anzumahnen
  • weitere stellvertretende Funktionen, um Chef*innen zu entlasten
  • die Verantwortung, Konfliktpotenzial zwischen den verschiedenen Personen abzufedern und zu vermitteln.

Damit ein/e Office Manager*in ihre Aufgaben zur reibungslosen Büroorganisation erfüllen kann, sind zum einen Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten unabdingbar. Zum anderen helfen gezielt methodische Herangehensweisen bei der Bewältigung der umfangreichen Office Management- Aufgaben, beispielsweise zur professionellen Vor-, Auf- und Nachbereitung von Informationen. Effiziente Arbeitsweisen und essenzielle Fähigkeiten für das erfolgreiche Office Management 4.0 können Sie in der Zertifikats-Weiterbildung Office Manager/in im kompakter Form erwerben.

E-Mail-Kommunikation: „Paradebeispiel der Zeitfresser“

Neben der grundlegenden Struktur zum effizienten Zeit- und Aufgabenmanagement im Büro ist es ebenfalls nützlich, sogenannte Zeitfresser zu identifizieren und zu reduzieren. Dies hilft zum einen auf der individuellen Ebene. Zum anderen sind viele zeitintensive Aufgaben für ganze Abteilungen ein Effizienzblocker, etwa weil sie Teil der internen Kommunikationskultur sind.

So verlagert sich im digitalen Büro beispielsweise die Kommunikation vermehrt ins Schriftliche. So nimmt das Aufkommen von E-Mails und Nachrichten in anderen digitalen Kanälen kontinuierlich zu. Dieses erhöhte Nachrichtenaufkommen gefährdet jedoch grundlegend die Arbeitseffizienz:

  • Neue Nachrichten sind eine Unterbrechung. Dies gilt auch dann, wenn man nicht sofort auf die E-Mail reagiert, da das menschliche Gehirn eine gewisse Zeit braucht, um wieder konzentriert arbeiten zu können.
  • Das Gemeinte ist häufig unklar. Zusätzlich benötigen Rückfragen deutlich mehr Zeit als in persönlicher Absprache oder bei der effizienten Nutzung von Collaboration Tools. Eine präzise Kommunikation ist beim Schreiben von E-Mails also umso wichtiger.

Diese Punkte gefährden ein effizientes Zeit- und Aufgabenmanagement oft schleichend – und trotz der Vorteile, die die Digitalisierung und ein papierloses Büro mit sich bringen. Jedoch lassen sich diese Herausforderung lösen, beispielsweise indem Sie

  • E-Mails zu den richtigen Zeiten abarbeiten: Blocken Sie sich dazu einen begrenzten Zeitraum. Für ein konsequentes Zeit- und Aufgabenmanagement ist es häufig hilfreich, entsprechende Zeiträume im Kalender zu markieren. Auch Wartezeiten zwischendurch eignen sich dafür, wichtige E-Mails schneller zu erledigen.
  • die E-Mail-Benachrichtigungen vorübergehend deaktivieren: In den meisten Fällen erfordern E-Mails keine sofortige Antwort. Insofern kann es für Konzentration förderlich sein, das E-Mail-Postfach vorübergehend zu schließen und in regelmäßigen Abständen zu kontrollieren.
  • Eine gemeinsame Strategie finden: Gerade dann, wenn E-Mails für die interne Kommunikation wichtig sind, sollten sich Vorgesetzte und Mitarbeitende auf eine gemeinsame Strategie einigen. Diese muss allen bekannt und sollte idealerweise einheitlich sein. So vermeiden Sie unnötige Nachfragen und Irritationen.

Selbstverständlich lohnt es sich, Ausnahmen zur Regel zu vereinbaren. Wenn etwas beispielsweise sofort zu bearbeiten ist, empfiehlt sich ein kurzer Anruf. Dieser Weg sollte jedoch nur im Einzelfall gewählt werden.

Wie Sie individuelle Zeitfresser identifizieren und reduzieren

Das E-Mail-Postfach ist in diesem Kontext ein beliebtes Beispiel, das nahezu jedes berufliche Aufgabenfeld betrifft. Gewissermaßen sind E-Mails ein „notwendiges Übel“ – im Gegensatz zu anderen Tätigkeiten, die ebenfalls auf einer To-Do-Liste stehen können. Jedoch werden diese Aufgaben in vielen Fällen nie erledigt. Ein gutes Hilfsmittel, um mit zeitintensiven, teils sogar überflüssigen Aufgaben besser umzugehen, ist die Not-to-do-Liste. Indem Sie darauf Dinge notieren wie

  • E-Mails sofort lesen und beantworten,
  • Arbeitspausen auslassen,
  • Immer „Ja“ sagen,

schaffen Sie Bewusstsein dafür, was Sie eigentlich nicht tun möchten – weil Sie wissen, dass es Ihr Zeit- und Aufgabenmanagement torpediert. Zudem reduzieren Sie damit die Wahrscheinlichkeit, dass Sie etwas aufgrund von Unaufmerksamkeit oder Routine doch tun. Die Not-to-do-Liste eignet sich dementsprechend nicht nur für eine positive Gewohnheitsbildung an sich, sondern auch für ein fokussiertes Abarbeiten von Office Management-Aufgaben ohne Umschweife.

Administrative Prozesse bieten große Optimierungspotenziale

Je nach firmeninterner Informationsorganisation gibt es viele Bereiche, die Schnittpunkte mit Office Management-Aufgaben aufweisen und enorme Optimierungspotenziale bieten. Teils handelt es sich um redundante Tätigkeiten ohne Mehrwert. Einige Beispiele lassen sich in zahlreichen Unternehmen beobachten:

  • Informationen und Freigaben erfordern eine rein formale Bestätigung verschiedener Instanzen im Unternehmen, wodurch es zu unnötigen Zeitverzögerungen kommt.
  • Das Reporting für die Vorgesetzten soll in einer bestimmten Form vorliegen, sodass Office Manager*innen Informationen extrahieren und separat aufbereiten müssen.
  • Es liegt kein einheitliches Ablagesystem vor, sodass einerseits Dokumente mehrfach archiviert werden und andererseits der Such- und Sammelaufwand enorm ansteigt.

Wie hoch das Optimierungspotenzial konkret ist, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Bereits diese Beispiele zeigen jedoch sehr deutlich, dass die Digitalisierung im Büro ein kontinuierlicher Prozess ist. Gleichzeitig entstehen mit jeder Veränderung in der Arbeitswelt 4.0 neue Chancen und Herausforderungen. Durch ihre Schnittstellenfunktion haben Office Manager*innen den notwendigen Überblick, um diese zu identifizieren.

Office Management 4.0: Professionelles Zeit- und Aufgabenmanagement ist entscheidend

Es sind also längst nicht nur klassische Ablenkungsfaktoren, die trotz der zunehmenden Digitalisierung im Büro der Produktivität schaden. Schon mit diesen einfachen Ansatzpunkten in Sachen Zeit- und Aufgabenmanagement lässt sich die Effizienz spürbar erhöhen.

Neben den eben genannten gibt es selbstverständlich gerade im Rahmen der digitalen Assistenzarbeit weitere Themenschwerpunkte, die je nach Situation im Unternehmen eine besonders große Herausforderung darstellen können. Um diese zielgerichtet zu lösen, ist Weiterbildung 4.0 der entscheidende Schlüssel zum Unternehmenserfolg. Weitere Informationen rund um die moderne Assistenz im Office 4.0 finden Sie in unseren Weiterbildungsangeboten zum Thema Assistenz & Office-Management.

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Augsburg, 27.08.2020
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT