Wie funktioniert eine digitale Buchhaltung? – Pflicht, Vorteile und Weiterbildung für Unternehmen

Egal ob Process Mining oder KI im Rechnungswesen: Viele Unternehmen nutzen bislang nicht alle Potenziale neuer Technologien für eine digitale Buchhaltung. Das ist das Ergebnis der PwC-Studie 2022 zur Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen. Dabei bietet eine automatisierte und digitale Buchhaltung enorme Chancen für Unternehmen. Dieser Beitrag zeigt, ob eine Umstellung auf eine digitale Buchhaltung verpflichtend ist, welche Vorteile die Digitalisierung mit sich bringt und wie Unternehmen mögliche Herausforderungen in der Praxis meistern.

Um alle Potenziale der digitalen Buchhaltung zu nutzen, müssen Unternehmen v .a. die betroffenen Beschäftigten ins Boot holen, die technische Ausstattung untersuchen und rechtliche Vorgaben prüfen. (Bild: © phoderstock – stock.adobe.com)

Inhaltsverzeichnis

1. Was bedeutet digitale Buchhaltung?
2. Ist eine digitale Buchhaltung Pflicht?
3. Digitaler Buchhaltung: Vorteile für Unternehmen
4. Wie geht digitale Buchhaltung? – Herausforderungen

5. Weiterbildung für digitale Buchhaltung: Seminar

Was bedeutet digitale Buchhaltung?

Der Begriff „digitale Buchhaltung“ beschreibt eine Entwicklung, bei der bislang manuell durchgeführte Prozesse der Buchhaltung (und des Rechnungswesens) digitalisiert werden – z. B. mithilfe von Software oder Künstlicher Intelligenz (KI). So kann eine Vielzahl von Prozessen digitalisiert werden, wie z. B. die Finanz- und Lohnbuchhaltung, das Controlling, aber auch das interne bzw. externe Rechnungswesen sowie die Statistik und die Planungsrechnung.

Für eine digitale Buchhaltung reicht es heutzutage jedoch nicht mehr aus, wenn Unternehmen ihre Belege von Papier auf E-Mail umstellen oder Rechnungen als PDF-Datei verschicken. Im Bereich Finanzen steht die Digitalisierung v. a. für die Automatisierung von Prozessen. Da das Rechnungswesen und die Buchhaltung sehr zahlengetrieben sind, lassen sich hier besonders leicht entsprechende Algorithmen programmieren und Arbeitsprozesse standardisieren.

Ist eine digitale Buchhaltung Pflicht?

Grundsätzlich gibt es keine Pflicht, dass Unternehmen ihre Buchhaltung digitalisieren müssen. Sobald sie jedoch digitale Rechnungen erhalten oder verschicken, müssen sie verschiedene Gesetze und Vorschriften einhalten.

Hierzu gehören beispielsweise die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Sie werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht und enthalten verpflichtende Regelungen zur digitalen Ablage von steuerrelevanten Daten aus der Buchführung und den Geschäftsvorfällen. Gemäß den GoBD müssen Unternehmen ihre Belege im Ursprungsformat aufbewahren und sind somit dazu verpflichtet, digitale Belege korrekt abzulegen.

Des Weiteren müssen Unternehmen mit digitaler Buchhaltung ihre Belege und Dokumente für 10 Jahre revisionssicher aufbewahren (Archivierung). Ebenso sind beim Erstellen digitaler Belege bestimmte Vorgaben zu beachten, etwa bzgl. des Einscannens, Archivierens und Vernichtens.

Hinzu kommt eine Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) in Bundesländern wie Baden-Württemberg, Bremen, Hamburg und dem Saarland. Seit 2022 müssen alle Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen zu öffentlichen Auftraggebern in diesen Ländern führen, ihre Rechnungslegung umstellen. Andernfalls werden die Rechnungen abgelehnt.

Trotz der teils strengen Anforderungen bringt eine digitale Buchhaltung zahlreiche Vorteile mit sich.

Digitaler Buchhaltung: Vorteile für Unternehmen

Wenn Unternehmen ihre Buchhaltung digitalisieren, können sie insbesondere von folgenden Pluspunkten profitieren:

• Die betroffenen Beschäftigten erhalten mehr Ressourcen für andere Unternehmensprozesse, die nicht automatisiert bzw. digitalisiert werden können.
• Die Material- und Arbeitskosten sinken. So können Unternehmen ihre laufenden Kosten in diesem Bereich um bis zu 70 % reduzieren (laut Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr).
• Durch automatisierte digitale Prozesse reduziert sich die Fehleranfälligkeit der Angestellten.
• Dank mehr Effizienz und niedrigerer Kosten steigt die Wettbewerbsfähigkeit am Markt.
• Unternehmen können Schnittstellen und Benutzerrollen erstellen, die festlegen, welche Beschäftigten welche Zugriffsrechte haben.
• Es lassen sich exakten Vorlagen erstellen, die die notwendige Konformität mit rechtlichen Vorgaben sicherstellen.

Um all diese Vorteile vollumfänglich nutzen zu können, sollten sich Unternehmen auch mit den möglichen Nachteilen oder Herausforderungen der papierlosen Buchhaltung beschäftigen.

Wie geht digitale Buchhaltung? – Herausforderungen

Digitale Buchhaltung erfordert eine genaue Planung. So sollten sich Unternehmen vorab informieren, welche technischen und organisatorischen Anforderungen ihr Betrieb erfüllen muss, um die Buchhaltung zu digitalisieren. Ebenso ist zu prüfen, welche gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben bei einer digitalen Buchhaltung zu beachten sind. Darüber hinaus sollten die betroffenen Beschäftigten miteinbezogen und eingearbeitet werden.

Um hier nicht den Überblick zu verlieren, gibt es im Folgenden die wichtigsten Hinweise und Tipps zur Umstellung auf eine digitale Buchhaltung.

Einheitliche Standards definieren

Um bei der digitalen Buchhaltung sowohl die Verfügbarkeit also auch den Überblick über Dokumente und digitale Belegen zu gewährleisten, sind einheitliche Nomenklaturen und Arbeitsweisen erfolgsentscheidend.

Daher sollten Unternehmen entsprechende Standards für das Benennen und Abarbeiten in allen Bereichen definieren. Falls es bereits solch interne Vorgaben gibt, müssen diese an die Anforderungen der digitalen Buchhaltung angepasst werden. Durch eine Verschlagwortung lassen sich Dokumente im digitalen Archiv schneller finden als in Ordnern und Kisten zu suchen.

Passende Software finden

Für eine digitale Buchhaltung ist eine geeignete Software nötig, mit der die Zahlen und Dokumente verarbeitet werden. Hierfür sind sowohl die Aufgaben in der Buchhaltung als auch die unternehmensinterne IT-Ausstattung zu prüfen. Schließlich können bereits kleine Unsauberkeiten im Hinblick auf das Betriebsergebnis enorme Auswirkungen haben.

Deshalb sollten vor der Auswahl der Software folgende Fragen geklärt werden:

• Welche Aufgaben in der Buchhaltung müssen mit einer einheitlichen Softwarelösung im Unternehmen abgedeckt sein?
• Welche Funktionen sollte die Software zwingend aufweisen, welche sind optional oder nicht notwendig?

Zudem sollte das Unternehmen prüfen, ob es einen zuverlässigen Support gibt und wie aufwendig regelmäßige Updates oder Datenbank-Aktualisierungen sind. Dieser Aufwand fällt z. B. dann sehr hoch aus, wenn die Software über Schnittstellen oder Konnektoren Daten aus anderer, womöglich selbstprogrammierter Software bezieht.

Gerade im Bereich der Digitalisierung herrscht bei vielen Arbeitnehmenden nach wie vor große Verunsicherung hinsichtlich der eigenen Jobsicherheit. Entsprechend wichtig ist es, die neuen Möglichkeiten durch den technischen Fortschritt auch in Bezug auf die digitale Buchhaltung aus Sicht der Mitarbeitenden zu bewerten.

Deswegen sollten die Angestellten aus folgenden Gründen bei der digitalen Buchhaltung miteinbezogen werden:

• Es sind die Beschäftigten, die die unternehmensinternen Abläufe am besten kennen und Optimierungspunkte aufzeigen können.
• Der Erfolg der Digitalisierung hängt maßgeblich von den Mitarbeitenden ab. Denn die korrekte interne Kommunikation macht einen entscheidenden Unterschied, wie die Belegschaft ein Digitalisierungsprojekt annimmt und sich in die Umsetzung einbringt.
• Durch die digitale Buchhaltung ergeben sich enorme Arbeitserleichterungen für die Mitarbeitenden – und keine Kündigungen per se. Das sollte so kommuniziert werden, um die Arbeitgeberbindung zu stärken.

Dabei sehen auch einige Beschäftigte die digitale Buchhaltung als Chance. Laut Ergebnissen der PwC-Studie 2020 steigt die Bereitschaft zum Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) im Rechnungswesen. Ein Drittel der Befragten gab an, Software-Roboter für Routinetätigkeiten einzusetzen. Im Vergleich zum Vorjahr entspricht dies einem Anstieg von 27 auf 33 %.

Sicherheitsvorkehrungen auf dem neuesten Stand halten

Damit die Vorteile einer digitalen Buchhaltung tatsächlich zum Tragen kommen, muss auch die technische Grundlage vorhanden und die IT-Sicherheit gewährleistet sein. Laut einer Erhebung zum Thema Unternehmensnetzwerk haben sich nur etwa 49 % der Unternehmen so gut wie möglich auf IT-Angriffe vorbereitet. Insofern lohnt sich auch hier die Definition zentralisierter und rollenbasierter Richtlinien. Diese tragen dazu bei, dass Unternehmen aus Datenschutzsicht problematische Vorgänge schneller entdecken und beheben können.

Rechtliche Anforderungen an digitale Buchhaltung beachten

Ob bei den Pflichtangaben auf der Rechnung, bei der Rechnungslegung oder den Aufgaben in der Buchhaltung allgemein: Es gelten umfangreiche steuer- und handelsrechtliche Anforderungen, die unabhängig vom Digitalisierungsgrad des Unternehmens zu erfüllen sind. Umso schwieriger ist es, Veränderungen in bislang bewährten Arbeitsabläufen umzusetzen. Daher sind eine detaillierte Planung und das Einbeziehen aller unternehmensspezifischen Bedarfe notwendig.

Für die Praxis sollten sich Unternehmen mit den gesetzlichen und handelsrechtlichen Vorschriften auseinandersetzen, ebenso wie mit den elektronischen Buchhaltungs-Formatvorgaben. Hierzu gehören:

• Anwendung von Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung
• Abwicklung von Rechnungsberichtigungen oder Verfahren wie Procure-to-Pay (P2P)
• Allgemeine Tätigkeitsfelder wie:
  • Finanzbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Bilanzierung
  • Gewinn- und Verlustrechnung
  • Finanzen und Controlling

Insbesondere bei der Rechnungslegung sind sowohl nationale als auch europäische Vorschriften zu berücksichtigen. Aufgrund der sich stetig ändernden Handelsbeziehungen und des digitalen Wandels können sich die Vorschriften jederzeit ändern. Deshalb gilt es im Zuge der digitalen Buchhaltung umso mehr, flexibel auf Neuerungen zu reagieren und diese zeitnah umzusetzen.

Wie das gelingt, zeigen Weiterbildungen wie Seminare und Tagungen.

Weiterbildung für digitale Buchhaltung: Seminar

Die Zukunft ist digital – nicht nur für die Rechnungslegung, sondern für alle Aufgaben der Buchhaltung und über alle Branchen hinweg – egal ob Großkonzern oder KMU. Für eine effiziente digitale Buchhaltung müssen Unternehmen alle aktuellen Neuerungen und Formatvorgaben im Blick behalten. Dazu gehört z. B. der Umgang mit elektronischen Rechnungen. 

Veranstaltungsempfehlung

Welche rechtlichen Neuerungen in diesem Bereich wichtig sind und wie Unternehmen die Änderungen korrekt anwenden, erklärt das Online-Live-Seminar „Elektronische Rechnungen“. Darin erlernen die Teilnehmenden, wie sie ihre in elektronische Rechnungsabwicklung effektiv und kostensparend gestalten. Außerdem erfahren sie, was die Finanzverwaltung prüft und wie sich typische Fehler vermeiden lassen, die in der Prüfung bemängelt werden könnten.

Bei der digitalen Buchhaltung spielt aber auch der Einsatz neuer Softwaretools und Technologien eine zentrale Rolle. Immer wichtigerer Bestandteil davon ist die Künstliche Intelligenz. Welche Chancen und Möglichkeiten die KI im Rechnungswesen bringt, vermittelt das Online-Live-Seminar „Künstliche Intelligenz im Rechnungswesen erfolgreich umsetzen“. Jetzt anmelden!

Augsburg, 18.08.2023
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT