Prozessoptimierung durch Digitalisierung: Effizienz im Unternehmen steigern

Der Wettbewerbs- und Innovationsdruck auf Unternehmen infolge der Digitalisierung steigt. Gleichzeitig bietet die Digitale Transformation von Wirtschaft und Gesellschaft aber auch enorme Chancen, vor allem in Bezug auf die Prozessoptimierung. Diese Chancen gilt es mit den geeigneten Methoden zu nutzen. Erfahren Sie im Folgenden, wie digitale Technologien die Prozessoptimierung fördern, welche Konzepte und Methoden sich zur Prozessoptimierung nutzen lassen – und verbessern auch Sie die Planung und Steuerung von Prozessen in Ihrem Unternehmen!

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Welche Chancen bietet die Digitalisierung von Prozessen für Unternehmen?
Die Digitalisierung von Prozessen bietet sowohl großen Unternehmen als auch KMU die Chance, Ressourcen effizienter einzusetzen, Prozesse transparent zu machen, sie zu analysieren und in der Folge effizienter zu gestalten. Auch für die Entwicklung innovativer Produkte und Geschäftsmodelle bilden digitale Analysemethoden die Grundlage, wie die folgenden Beispiele zeigen.

1. Optimiertes CRM durch digitale Technologien
   Durch neue Technologien gewinnen Unternehmen die Möglichkeit, Daten über ihre Kunden zu generieren und diese zu individuellen Nutzerprofilen zusammenzuführen. So lassen sich deren Bedürfnisse und Wünsche erkennen und passgenaue Lösungen und Produkte entwickeln. Durch dieses Datenmanagement trägt die Digitalisierung zur Gewinnung von Neukunden und Bindung von Stammkunden bei. Lösungen auf die Wünsche und Bedürfnisse von Kunden abzustimmen wird für Unternehmen immer wichtiger: Denn durch die Digitalisierung verändern sich Kundenerwartungen. Unternehmen müssen kundenzentriert denken und handeln, wenn sie langfristig erfolgreich sein wollen – dazu gehört die Optimierung von Touchpoints und unternehmensinternen Prozessen gleichermaßen.
   
   
2. Digitalisierung schafft neue Geschäftsmodelle
   Infolge der Digitalisierung ist die Innovationsgeschwindigkeit rapide angestiegen. Unternehmen sind also gefordert, ständig neue Produkte zu entwickeln und auf den Markt zu bringen – und das in immer kürzeren Zeiträumen. Ansonsten droht ihnen das Schicksal, von der schnelleren und innovativeren Konkurrenz verdrängt zu werden. Disruptive Innovationen wie das Smartphone, soziale Netzwerke oder die Entwicklung der Industrie 4.0, in der Menschen und Maschinen sich vernetzen, sind gleichzeitig Produkte und Treiber von Innovationen.
   
   Neu entstehende FinTech-Unternehmen beispielsweise nutzen die Digitalisierung, um digitale und technologische Finanzinnovationen anzubieten – dies sorgt dafür, dass auch Banken ihre Geschäftsmodelle grundlegend erneuern müssen, um Kunden an sich zu binden. Für sie wird künftig der Aspekt der individuellen Beratung wieder eine größere Rolle spielen.
   
   Ob Finanzbranche oder Handys – überall verändern sich Produkte und Geschäftsmodelle infolge der Digitalisierung. Um innovativ zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Prozesse digital optimieren. Dadurch können Sie ihre Innovationskraft stärken und Neuerungen schneller „auf die Straße“ bringen.
   
   
3. Digitale Tools machen Prozesse transparenter
   Die detaillierte Analyse von Prozessen ist der erste Schritt zur Prozessoptimierung. Unternehmen können beispielsweise Fertigungsmaschinen mit Tablets ausstatten, die die Produktionsdaten aufzeichnen. Maschineneinrichtungszeiten, Störungen, Pausen und Produktionszahlen lassen sich ergänzend eingeben. Auf Basis einer umfassenden Prozessanalyse lassen sich dann Ansatzpunkte für die Prozessoptimierung identifizieren.

   
   Durch digitale Tools lassen sich Daten besser erfassen und auswerten – und so ein KVP in Gang setzen. (Bild: © Freedomz / stock.adobe.com)

4. Prozessdigitalisierung durch ERP sorgt für effizientere Abläufe
   Die Planung von Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmitteln und Materialien ist eine komplexe Aufgabe, von der die Produktqualität, die Produktivität und die Durchlaufzeit abhängig sind. Heute können Unternehmen diese Planungsprozesse durch den Einsatz von ERP (Enterprise Ressource Planning)-Software optimieren: Diese komplexen Systeme ermitteln Kennwerte zur Materialwirtschaft, zur Produktion, zur Personalwirtschaft sowie Rechnungswesen und Controlling. So ermöglicht sie die effizientere Ressourcenallokation und trägt zur Prozessoptimierung bei.
5. Prozessautomatisierung setzt Potenziale und Ressourcen frei
   Zahlreiche Aufgaben und Prozesse in Unternehmen lassen sich automatisieren: Abrechnung, Personaleinsatzplanung, Schichtplanung, Urlaubsanträge, Zeiterfassung oder Zuschlagserfassung sind nur einige Beispiele. Laufen diese mithilfe digitaler Technologie automatisiert ab, sorgt das für wertvolle Ressourceneinsparungen.
   
   
6. Prozessoptimierung in der Logistik durch digitale Warenwirtschaftssysteme
   Digitale Warenwirtschaftssysteme erfassen vernetzt Lieferscheine, Speditionspapiere und Rechnungen, so dass diese in Echtzeit verschiedenen Abteilungen – wie dem Einkauf und der Produktionsplanung – zur Verfügung stehen. Alle Beteiligten können dann auf Grundlage aktueller Daten agieren. Es kommt zu weniger Zeitverzögerungen in der Produktion, Lagerkapazitäten lassen sich einsparen und Logistikprozesse optimieren. Dies trägt zur praktischen Umsetzung des Fluss-Prinzips – ein zentrales Element des Lean Management – bei.

Lean Management: Mithilfe von Prozessdigitalisierung Fluss-Prinzip umsetzen
Grundsatz des Lean Management ist die Verschlankung von Prozessen, um Fehler und unnötige Kosten zu vermeiden. Im Lean Management 

• sollen überflüssige Arbeiten reduziert, bestenfalls eliminiert werden,
• gilt es, Ausschuss zu minimieren,
• werden unnötige Prozessschritte eingespart,
• wird die Logistik optimiert,
• und gleichzeitig bestmögliche Qualität erreicht.

Grundlage des Lean Management ist die Wertstromanalyse, die alle Wertschöpfungsprozesse im Unternehmen ganzheitlich betrachtet und im Hinblick auf Ineffizienzen und Verschwendung analysiert. Die digitale Überwachung von Produktionsprozessen und die Analyse gesammelter Daten erleichtern diesen Optimierungsprozess und initiieren so einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).

Auch das oben bereits erwähnte Fluss-Prinzip lässt sich mithilfe digitaler Warenerfassungssysteme, digitaler Prozessüberwachung und Prozessautomatisierung besser umsetzen. Das Fluss-Prinzip (Workflow) bezeichnet den kontinuierlichen Ablauf von Prozessen im Gesamtunternehmen. Prämisse ist nicht mehr die maximale Maschinenauslastung, sondern die Nachfrage: Dadurch lassen sich Lager- und Personalkosten minimieren.

Erfolgsvoraussetzung „Digital Mindset“
Damit neu eingeführte digitale Tools und Methoden wie Lean Management ihre Wirkung entfalten können, müssen Management und Mitarbeiter diese proaktiv fördern und unterstützen. Nur die passende Infrastruktur bereitzustellen ist unzureichend: Mitarbeiter müssen auch deren Sinn und Nutzen erkennen – sonst werden sie sich der Nutzung verweigern. Es ist deshalb Aufgabe des Managements und der Führungskräfte, die kulturellen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierung zu schaffen. 

Prozesse lassen sich erfolgreich digital optimieren durch 

• die Förderung von Vernetzung im Gesamtunternehmen, um Workflow Management Systeme und das Fluss-Prinzip umsetzen zu können,
• die Transparenz von erfassten Daten, um Akzeptanz für Maßnahmen zur Prozessoptimierung zu generieren,
• die Stärkung der Eigenverantwortung der Mitarbeiter und Dezentralisierung von Entscheidungskompetenzen, um das Pull-Prinzip umsetzen zu können.

Es ist Aufgabe von Top-Management und Führungskräften, in Sachen Digitalisierung eine Vorbildfunktion zu übernehmen. Nur wenn die oberste Führungsebene Veränderungen aktiv vorlebt und fördert, können Change-Prozesse die Unterstützung der Mitarbeiter gewinnen. 

Prozessoptimierung durch Prozessdigitalisierung: 5 Schritte zur Umsetzung
Um die Chancen, die die Digitalisierung in der Prozessoptimierung hinsichtlich Effizienz und Qualitätsverbesserung bietet, optimal nutzen zu können, sollten Unternehmen schrittweise vorgehen:

1. Detaillierte Prozessanalyse mithilfe digitaler Tools, die Prozesse überwachen und auf Ineffizienzen, Ausfallzeiten und Ressourcenverschwendung hin prüfen.
2. Auswertung der digital generierten Daten und Identifizierung von Ansatzpunkten für Prozessmodellierungen und Verbesserungen.
3. Einführung von Lean Management-Prinzipien unter besonderer Berücksichtigung von Workflow Management-Systemen und dem Fluss-Prinzip.
4. Unterstützende und begleitende Etablierung eines Digital Mindsets im Unternehmen.
5. Initiierung eines KVP auf Basis der generierten Daten und Etablierung der neuen, verbesserten Prozesse im Unternehmensalltag.

So lässt sich mithilfe von Lean Management, unterstützt durch den Einsatz digitaler Tools, ein Zyklus etablieren, der stets von Neuem durchlaufen werden kann und die Grundlage für die stetige Verbesserung der Prozesse im Unternehmen bildet. Denn in Zeiten der Digitalisierung gilt mehr denn je: „Nicht-innovative Unternehmen werden vom Markt verschwinden!“ (Joseph A. Schumpeter)

Mit der kontinuierlichen Prozessoptimierung und Qualitätsverbesserung schaffen Unternehmen die Voraussetzung für innovative Veränderungen und nachhaltigen Unternehmenserfolg.

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Augsburg, 02.08.2019
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT

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