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Veränderungen als Normalzustand

Ein Office Manager muss sich permanenten Veränderungen stellen und sich ständig weiterentwickeln. Mittlerweile ist der Job im Sekretariat beziehungsweise Office eine sehr anspruchsvolle Herausforderung geworden. E-Mails schreiben, Anrufe von Kunden bearbeiten oder Termine organisieren, sind längst nicht mehr die Kompetenzen, die es im Office zu meistern gilt.

Die Anforderungen des Managements an die Mitarbeiter im Office steigen stetig. Vor 20 Jahren genügte es, eine Ausbildung zur Büro- oder Industriekauffrau oder eine Ausbildung zur Fremdsprachenassistentin oder Direktionsassistentin zu absolvieren. Heute wird hingegen mehr als nur eine Ausbildung erwartet. Einen Hochschulabschluss sollte man mindestens mitbringen, um ein qualifizierter Partner im Office zu sein.

Es gibt viele Ausbildungsmöglichkeiten, um sich für einen spanenden Job in einem Unternehmen zu qualifizieren. Von der Europa-Sekretärin, zur Internationalen Management Assistentin bis hin zu Assistentinnen mit fachspezifischen Berufsbildern, wie Management Assistentin in Touristik oder Marketing – alles ist möglich.

Autorin: Enisa Romanic, Trainerin für Office Management

Autorin: Enisa Romanic, Trainerin für Office Management

Office „Manager“ – Der Begriff sagt alles

Dennoch hebt sich ein Berufsprofil von allen anderen entscheidend ab: der Office Manager. Er wird in vielen Unternehmenskulturen als der Mitarbeiter mit der größten Verantwortung im Office gesehen.

Ein Office Manger trägt Verantwortung für einen eigenen Bereich und bildet die Schnittstelle zwischen Unternehmensleitung und den Mitarbeitern. Das zeigt sich schon in der Begrifflichkeit „Manager“ – jemand der das Office/Sekretariat/Büro leitet, der für die Arbeitsprozesse im Unternehmen verantwortlich ist und Brücken in der Kommunikation zwischen Kollegen und Führungskräften schlägt.

Office Manager sind also Arbeitsvorbereiter, Entscheider, Vor- und Mitdenkern. Mehr als die klassische Assistentin unterstützt der Office Manager den Vorgesetzten bei der Realisierung von Projekten.
Die Erwartungshaltung aus der Unternehmensführung ist, dass der Office Manager nicht auf Anweisungen wartet, sondern selbst Entscheidungen trifft, die die innerbetrieblichen Abläufe verbessern. Lauter Tätigkeiten, die sehr anspruchsvoll sind und weit über die klassischen Sekretariatsaufgaben hinausgehen.

Das verändert nachhaltig auch das Image dieses Berufstandes. Immer mehr Männer lassen sich zu Office Managern weiterbilden, was vor 20 Jahren für viele keine Option war.

Je nach Unternehmen haben Office Manager auch Weisungsbefugnis oder Vollmacht in bestimmten Bereichen und dürfen in Abwesenheit des Vorgesetzten bis zu einer bestimmten Summe Beträge freigeben oder Unterschriften leisten.

Viele Office Manager führen autark Verhandlungen über Rahmenverträge, zum Beispiel mit Reiseorganisationen oder Hotels sowie mit Messeveranstaltern, Messebauern und Marketingagenturen und anderen Kooperationspartnern.
Viele Chefs vertrauen darauf, dass Office Manager selbständig Sonderprojekte planen und durchführen. Die Projektaufgaben reichen von Firmenumzügen und der Gestaltung von neuen Büroräumen, über den Einkauf von EDV-Software bis hin zur Mitarbeiterführung. Keine Frage, dass diese anspruchsvolle Aufgabe eine fundierte Weiterbildung erfordert.

Interessante Aufgaben – große Chancen

Gefragt sind neben Kommunikationsstärke und Durchsetzungskraft auch Fähigkeiten in der Arbeitsorganisation. Vorbild im Sekretariat zu sein, erfordert eine durchdachte Struktur und die Fähigkeit, sich selbst gut zu organisieren. Ein weiterer Schwerpunkt ihrer Arbeit liegt in der Planung und Büroorganisation.

Die Verantwortung für die Schaffung von Standards in der Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen wird von einem Office Manager erwartet. Das bedeutet auch, dass sie sich mit digitalen Ordnungssystemen und Tools sowie mit deren Implementierung im Office auseinandersetzen müssen.

Hier sollte der Office-Profi als Vorreiter bei der Implementierung von digitalen Tools und Apps fungieren. Als Wissens- und Informationsmanager muss er immer auf dem Laufenden sein. Außerdem muss er wissen, wo man „Informationen“ beschafft und in welcher Form man diese Informationen am besten an das Team und den Vorgesetzen weitergibt.

Der Umgang sowohl mit neuen als auch mit altbewährten Medien, wie der E-Mail, qualifiziert ihn dazu, den Posteingang des Chefs und des Teams effizient zu strukturieren und als natürliche Firewall zu agieren.
Der Office Manager entscheidet darüber, welche Informationen wichtig für das Unternehmen/das Team sind und lässt nur die relevanten Informationen durchdringen. Gerade in Zeiten, in denen Chef und Team die meiste Zeit nicht gemeinsam im Büro sind, hilft das Organisationsgeschick des Office Managers, der alle Fäden in der Hand hält.

Der Office Manager sollte Prioritäten für die eigenen Aufgaben setzen können, um schnell zu entscheiden, welche Aufgaben vorrangig behandelt werden müssen.
Dafür sollte ein Office Manager ein guter Netzwerker sein. Nicht nur im eigenen Unternehmen und Umfeld, sondern auch außerhalb des Unternehmens. Der Besuch von Assistenz-Tagungen und anderen Netzwerkveranstaltungen gibt dem Office Manager die Möglichkeit sich mit Gleichgesinnten zu vernetzen. Gelegenheit zum Austausch geben z. B. die deutschlandweiten Assistenz-Tagungen der AKADEMIE HERKERT.

Auch die Erstellung von Präsentationen, Management Summaries, Protokollen oder Berichten fällt in den Aufgabenbereich des Office Managers. Hier gilt es, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen und Informationen so aufzubereiten, dass der Vorgesetzte nur noch eine Unterschrift darunter setzen muss.

Ohne Kommunikation geht im Büro nichts. Als Mittler zwischen den Hierarchien optimiert der Office Manager die Kommunikation zwischen Kollegen und Vorgesetzen. Stimmungen innerhalb des Teams kann der Office Manager mit seinen feinen Antennen aufgreifen und souverän steuern, ohne sich selbst ins Kreuzfeuer zu begeben.

Ein gepflegtes Erscheinungsbild rundet diesen anspruchsvollen Job ab, denn der Office Manager übernimmt in den meisten Firmen auch repräsentative Tätigkeiten, wie den Empfang und die Betreuung von Gästen oder unterstützt den Chef bei Präsentationen.

Permanente Weiterbildung – Ein Muss

Vom Office Manager wird viel erwartet – auch ein überdurchschnittlicher Einsatz außerhalb der normalen Bürozeiten.

Technik, DIN-Normen, rechtliche Vorgaben: Ständig ändert und erneuert sich etwas. Man muss sich also dringend laufend weiterbilden, um die Aufgaben im Büro optimal bewältigen und organisieren zu können.
Andererseits wird dieser Einsatz sehr gut monetär vergütet. Office Manager verdienen mehr als ein Sekretär oder eine Assistentin. Office Manager zu werden, ist also durchaus erstrebenswert.

Wer Wert auf eigenständiges und verantwortungsvolles Arbeiten legt und eine weiteren Karriereschritt in seiner Laufbahn machen möchte, der sollte sich dafür entscheiden, eine Weiterbildung zum Office Manager zu machen. 

Berufsbegleitende zertifizierte Lehrgänge zum Office Manager/in bietet zum Beispiel die AKADEMIE HERKERT an. In nur drei Präsenztagen erhalten Teilnehmer einen Werkzeugkoffer für den Management Support. Nach erfolgreicher Prüfung erhalten die Teilnehmer ein Zertifikat und zwölf Monate lang Zugriff auf das Online Portal.

 

Der Office Manager im Überblick

Rolle im Unternehmen

  • Schnittstelle zwischen Chef und Mitarbeitern
  • Unterstützung der Führungskräfte

Typische Aufgaben

  • Arbeitsprozesse gestalten und optimieren
  • Vermittlung zwischen Kollegen und Führungskräften
  • Projektrealisierung
  • Vertragsverhandlungen
  • Informationsbeschaffung und -verwaltung
  • Neue (digitale) Ordnungssysteme und Office Tools finden und implementieren