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Ein Foto vom Hund, ein Schnappschuss vom Urlaub mit dem Liebsten, eine Topfpflanze, der Siegerpokal vom letzten Büro-Kicker-Turnier und einige persönliche Glücksbringer. Das macht den Arbeitsplatz doch gleich gemütlicher. Terminkalender, Locher, Köcher mit unzähligen Stiften, Schere, Kleber, Tesa, Handcreme, Kaffeetasse – man möchte sich im Büro schließlich heimisch fühlen.

Doch Büroorganisation, Ordnung und Kompetenz sehen anders aus. Denn wenn Sie sich keine Zeit nehmen und Ihren Schreibtisch organisieren, kann es sein, dass das im Unternehmen nicht gut ankommt.

Autorin: Enisa Romanic, Trainerin für Office Management 
Autorin: Enisa Romanic, Trainerin für Office Management

Schlechten Eindruck vermeiden

Endlose Papier- und Ablageberge krönen Ihren Schreibtisch und etliche Post-its Ihren Monitor. Treten Sie einfach mal einen Schritt zurück und betrachten Sie Ihren Arbeitsplatz aus Sicht eines Besuchers oder Kunden: Was sagt der erste Eindruck über Sie aus? Und was über Ihre Arbeitsweise? Welche Rückschlüsse würden Sie selbst ziehen?

Mit einem Ordnungssystem nach dem Motto „Ich beherrsche das Chaos“, kommen Sie immer wieder in die Situation, dass Sie wichtige Unterlagen suchen und in Hektik geraten, wenn der Chef ein Dokument sofort braucht.

Der absolute Super-GAU: Ihr Chef braucht für eine wichtige Besprechung mit einem Kunden ein Dokument. Weil Sie aber so lange suchen mussten, kommen Sie erst nach 20 Minuten und mit Stressflecken im Gesicht ins Besprechungszimmer, um ihm das Dokument zu geben.

Sie können es sich bestimmt bildlich vorstellen: Der Blick Ihres Vorgesetzten spricht dann wahrscheinlich Bände und der Kunde denkt sich seinen Teil dabei. Chefentlastung sieht so jedenfalls nicht aus.

Im Büro gilt: Unordnung bringt Sie nicht weiter. Stellen Sie sich einmal folgendes Szenario vor: Sie teilen das Büro mit einer Kollegin. Bei ihr ist alles tip-top aufgeräumt. Nur die Arbeitsunterlage, die sie gerade braucht, liegt auf dem Tisch. Bei Ihnen hingegen stapeln sich Berge von Unterlagen und privatem Krimskrams.

Wem meinen Sie, übergibt der Chef eher besonders wichtige Aufgabe? Richtig, der Kollegin! Und Warum? Wenn Ihr Schreibtisch schon nach Chaos aussieht, ist es Ihre Arbeit sehr wahrscheinlich auch.

 

Ihren Schreibtisch organisieren mit „Kaizen“

Ein bekanntes Institut fand heraus: Das Suchen von Unterlagen ist Zeitvertreib Nummer eins in deutschen Büros. Das wirft wiederum die Frage auf, ob der effektive Umgang mit Ihren zeitlichen Ressourcen so aussehen soll.

Möchten Sie nicht auch Ihre Unterlagen sofort finden und eine Büro-Effizienz etablieren, die Ihnen ermöglicht Ihre wertvolle Zeit für wirklich wichtige Aufgaben zu nutzen?

Mein Vorschlag: Starten Sie mit einer Schreibtischinventur, um Schritt für Schritt mehr Ordnung auf Ihren Arbeitsplatz und die Umgebung zu bringen. Mit Büro-Kaizen können Sie den ersten Schritt machen.

Was ist Kaizen? Kaizen ist bekannt aus der japanischen Produktion und Fertigung bekannt und meint die ständige Veränderung zum Besseren. Mit dem Einsatz von Kaizen können Sie aber auch sichtbare Erfolge im Office erzielen: Sie können damit die Suchzeiten von Unterlagen oder Informationen verringern, Workflows optimieren, die Verschwendung von Ressourcen verhindern und dadurch schlussendlich die Produktivität steigern.

 

Sie wollen dieses Thema vertiefen? Dann besuchen Sie auf der Assistenz-Tagung – dem Forum für Assistenz, Sekretariat und Office Management den Workshop „Effizienz im Office“ mit Marit Zenk. 

 

Mit der 5S-Methode zum ordentlichen Büro

Wie funktioniert Kaizen konkret? Nutzen Sie dafür eine sogenannte 5S-Kampagne. Damit schaffen Sie sich zunächst einmal eine gute Ausgangslage mit schnell sichtbarem Erfolg.

  1. Seiri (Aussortieren)
    Wenn Sie Ihren Schreibtisch organisieren, starten Sie mit dem Aussortieren unnötiger Dinge: Misten Sie Schreibtisch, Schubladen, Aktenschränke und Ablagestapel rigoros aus. Sie werden staunen, was da so alles zum Vorschein kommt: Dinge, nach denen Sie schon Ewigkeiten gesucht oder die Sie vielleicht sogar schon vergessen haben.

    Achten Sie darauf, dass Sie jeden Gegenstand und jedes Dokument nach dem Sofort-Prinzip bewerten und eindeutig entscheiden, was damit passiert. Ablegen und Aufbewahren, Delegieren oder Wegschmeißen. Die meisten dieser Aufgaben werden nur zwei bis fünf Minuten in Anspruch nehmen. Kümmern Sie sich also sofort darum.

  2. Seiton (Aufräumen)
    Finden Sie für Ihre Dokumente und Gegenstände den geeignetsten Ort, den VIP-Platz! Was darf auf dem Schreibtisch bleiben und was können Sie getrost in einer Schublade verstauen? Es gibt Ordner/Handbücher/Notizen/etc., die Sie ständig benutzen? Diese Dinge sollten natürlich immer in Ihrer unmittelbaren Reichweite sein.

  3. Seiso (Arbeitsplatz sauber halten)
    Sauberkeit des Arbeitsplatzes und der Arbeitsmittel ist von großer Wichtigkeit. Mit Post-its auf dem Monitor, benutztem Geschirr oder mit Ordnern geschmückten Fensterbänken und Fußböden arbeiten Sie nicht effizient.

    Und ohne Krümel auf der Tastatur, können Sie wieder wunderbar tippen und arbeiten. Reinigen Sie Ihren Schreibtisch regelmäßig. Dadurch fallen Ihnen rechtzeitig defekte oder nutzlose Gegenstände auf, die Sie dann rechtzeitig entsorgen können, bevor erneut Chaos ausbricht.

  4. Seiketsu (Anordnung zur Regel machen)
    Machen Sie die neue Büroorganisation zum Standard. So können Büromaterialien, Ordner oder auch Dokumente eindeutig und schnell gefunden werden. Alles hat einen Platz. Besser noch: Alles hat seinen festgelegten Platz.

    Das erspart Ihnen, Ihrem Vorgesetzen und dem Team unnötige Suchzeiten. Legen Sie Standards für Ihre Ablage, Ihre Checklisten, Formulare und Verantwortlichkeiten fest. Genauso wichtig: Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter im Büro das neue Ordnungssystem kennen und einhalten.

  5. Shitsuke (Alle Punkte einhalten und ständig verbessern)
    Wichtig ist, dass Sie am Ball bleiben. Einmal alles neu organisieren und dann nie wieder, bringt Ihnen keinen Mehrwert. Die Gefahr ist groß, dass sich alte Verhaltensmuster wieder einschleichen. Die Verbesserung Ihres Arbeitsplatzes muss deshalb ein stetiger Prozess sein.

    Hinterfragen Sie immer wieder aufs Neue Ihre Arbeitsprozesse: Ist meine Arbeitsweise sinnvoll oder kann ich es anders beziehungsweise besser machen? Verfallen Sie nicht in Ihre alte Routine. Erstellen Sie sich dafür Checklisten, gehen Sie diese regelmäßig durch und erweitern Sie sie nach Bedarf.

 

Bleiben Sie auch hinterher am Ball!

Sie werden sehen: Nach dem Ausmisten werden Sie mit dem wunderbaren Gefühl der Freiheit belohnt. Der Kopf ist wieder frei, um neu und kreativ zu denken. Und zwar einfach nur, weil Sie unnötigen Ballast losgeworden sind und Sie ein Ordnungssystem eingerichtet haben, in dem nicht nur Sie selbst sich gut zurechtfinden, sondern auch der Rest der Mannschaft. Nach Ihrer 5S-Kampagne müssen Sie nicht mehr lange nach Unterlagen suchen, weil diese nun schnell auffindbar abgelegt sind.


Machen Sie sich Gedanken, wie Sie in Ihrem Büro weitere Optimierungen einleiten können. Visualisieren Sie Arbeitsabläufe. Sorgen Sie dafür, dass Aufgaben und Tätigkeiten selbsterklärend sind. Eine einfache Anleitung am Kopierer, wie man den Toner wechselt, bewirkt zum Beispiel wahre Wunder. Ihre Kollegen müssen nicht mehr ständig jemanden suchen, der den Toner wechseln kann und Sie werden weniger durch fragende Mitarbeiter unterbrochen.


Bleiben Sie dabei, jedes Dokument und jeden Gebrauchsgegenstand nur einmal anzufassen und dann sofort zu entscheiden, was damit passiert. Überlegen Sie genau, was Sie behalten möchten und wozu, wenn Sie Ihren Schreibtisch organisieren. Misten Sie regelmäßig aus. Bestellen Sie schriftliche oder digitale Newsletter oder Zeitschriften ab, die Sie ohnehin nicht lesen.


Wenn Sie einen Aufbewahrungsort haben für Zeitungen oder Unterlagen, die Sie noch lesen möchten, dann begrenzen Sie ganz bewusst sein Volumen. Erreicht Ihr Lesestapel die vordefinierte Höhe, dann heißt es: tabula rasa. Sortieren Sie das Chaos erneut aus, denn die Informationen sind häufig nicht mehr tagesaktuell.


Denken Sie nicht lange nach – fangen Sie an!

Sie haben sich entschieden Ihre Büroorganisation zu verbessern oder wollen zumindest einmal Ihren Schreibtisch organisieren? Dann starten Sie innerhalb der nächsten 72 Stunden mit Ihrer 5S-Kampagne! Sie müssen sicherlich erst Ihren inneren Schweinehund überwinden, aber es gilt was schon Buddha sagte: „Auch eine Reise über tausend Meilen beginnt mit einem Schritt.“

 

Mehr Techniken, um Ihren Büroalltag zu optimieren, lernen Sie im Zertifikatslehrgang Office Manager/in.