Nach jeder Verhandlung zwischen dem Einkauf und dem Lieferanten sollte ein Besprechungsprotokoll angefertigt werden. Im Besprechungsprotokoll werden die Vereinbarungen und Ergebnisse der Verhandlung schriftlich niedergelegt.
Das Besprechungsprotokoll dient der Beweissicherung für Einkauf und Lieferanten bei späteren Unstimmigkeiten. Das Protokoll kann auch Grundlage für später abgeschlossene Verträge sein. Bei ausländischen Verhandlungspartnern sollte das Protokoll in der Verhandlungssprache, z.B. in englischer Sprache, abgeschlossen werden. Das Protokoll sollte von jeder Verhandlungspartei unterzeichnet auf jeder Seite extra abgezeichnet werden.
Wichtige Punkte auf dem Besprechungsprotokoll sind z.B.:
